Vagn Madsen: Virksomhedsledelsens problemer organisatorisk belysning. Gyldendal København 1964. 252 sider. Pris 65,00 kr.

Emnet for denne bog er bevidst afgrænsettil industrielle og den merkantile organisation i den enkelte virksomhed. Når hertil føjes, at synsvinklen på studiet af organisation søges afgrænset til den ledelsesmæssigei til den sociologiskesynsvinkel informationssynsvinklen,kunne forledes til at tro, at alle

andre end netop nuværende og kommende erhvervsledere - og så naturligvis stud. oecon.'er - roligt kan springe bogen over. Det er imidlertid slet ikke tilfældet, idet bogens analyse af planlægningens organisatoriskeforudsætninger konsekvenser set med den ansvarlige ledelses øjne i helt overraskende grad er aktuel for den offentligeadministration.

Anmelderen er ikke i tvivl om, at forfatteren nærværende bog har opnået det tilsigtede: at skrive den savnede lærebog at give erhvervsfolk en lige så savnet, pålidelig vejviser gennem den tågebanke floskler, der ofte præger fremstillinger emnet organisation; men herudover bogen på det varmeste anbefales til politikere og embedsmænd, der interesserer for de problemer, der skal afklares, som langtidsplanlægning vinder indpas i den offentlige administration. er allerede bogens definition af organisation som »samarbejdet mellem mennesker i en samfundsenhed, hvor disse mennesker er samlet for at realisere en målsætning« ganske tankevækkende i et samfund, hvori politikere har for vane at ansætte planlæggere uden at vise tilbøjelighed at give disse blot antydning af retningslinier planlægningen.

I bogens ret korte teoretiske afsnit gøres der rede for en række begreber og principper, det konstateres bl.a., at »en forudsætning at organisationen kan arbejde optimalt, må være, dels at toplederens målsætning identisk med den, der er opstillet virksomheden, dels at virksomhedens målsætning kan forenes med medarbejdernes og endelig at virksomhedens målsætning efterfølges af medarbejdernes handlinger.« Forfatteren konstaterer videre, at struktur og funktion er to sider af samme og ikke uafhængige problemkredse. »der består i at koordinere de enkelte dele, hvoraf virksomheden således at denne til enhver fungerer som en enhed«, gennemgås Derefter udredes sammenhængen i funktionskæden: målsætning, politik, strategi, planlægning, budgetlægning og endelig deliggennemførelse af handlinger. De dele af funktionskæden, der vedrører tilrettelæggelsen virksomhedens fremtidige handlinger, sammenfattes i handlingsprogrammet, er ledelsens væsentligste arbejdsområde. For de mange, for hvem dette fagområde er nyt, indeholder denne del af bogen utvivlsomt så mange væsentlige at der med fordel kunne være byttet om på rækkefølgen af struktur og funktion i gennemgangen.

I kapitel 11, der afslutter det teoretiske afsnit, tages begrebet målsætning op til nærmere undersøgelse, og det lykkes for forfatteren af få hold på dette svævende begreb ved at spalte det i 2 dele. For det første den kvalitativt formulerede målsætning, kan være af økonomisk art, f.eks. formuleret som vækst i overskuddet, forbedring likviditeten eller af markedsandelen, af ikke-økonomisk art, f.eks. formuleret som undgåelse af afskedigelser eller realisering af en idé. For det andet de kvantitativt formulerede konkrete mål, f.eks. angivelse af den ønskede årlige stigningsprocent overskuddet. Fordelen ved at opretholde begrebet målsætning synes herefter at være, at en målsætning kan stå uændret i en årrække, selv om bl.a. målene ændres. Ifølge forfatteren har kun ganske få virksomheder formuleret deres målsætning så lang tid siden, at man har kunnet samspillet mellem en formuleret målsætning og ændringer i strukturen eller i de formulerede mål.

Bestræbelserne på at gøre rede for begrebernemålsætning mål videreføres gennemanalyse en række praktiske eksempler,dels virksomheder under oprettelse, dels på eksisterende virksomheder, og ved denne lejlighed klarlægges den for mange overraskende, selvstændige interesse i vækst som værende begrundet i, at en passende vækst er de eksisterende virksomheders chance for at overvinde hæmmende stivhed i strukturen. Ved samme lejlighed godtgøres det gennem en spændende analyse af det amerikanske stormagasin Sears Roebuck's historie, at perspektivet ved målsætning er 5-10 år, medens gennemgangen af en kemiskvirksomheds

miskvirksomhedsforhold klart illustrerer, hvad en virksomheds idé betyder, og hvordanledelsen efter en række dårlige årsoverskud søger tilbage til den oprindeligeidé lader denne danne grundlag for en bevidst formuleret målsætning.

De praktiske eksempler, der helt oplagt er bogens rygrad, går igen i de fleste af de efterfølgende kapitler, hvoraf kap. 111-VI behandler forholdet mellem ledelsen og handlingsprogrammet set fra struktursiden, kap. VII og VIII behandler samme emne set fra funktionssiden, medens de sidste 3 kapitler trods af forfatterens erklærede hensigt om at ville indskrænke sit emne til ledelsessynspunktet lægger ganske betydelig vægt på informationssynsvinklen.

Kapitel 111 redegør for interessemodsætninger ledelse, funktionærer og arbejdere konstaterer, at afvejningen af disse interessemodsætninger er en væsentlig side af ledelsesopgaven. Derefter gøres der tilsvarende rede for interessemodsætninger mellem aktionærer, bestyrelse og direktør, og i kapitel IV gennemgås endvidere et eksempel en maskinfabrik, hvis organisation udformet ud fra direktørens ønske om at kunne beherske alle væsentlige handlinger. denne baggrund diskuteres problemerne delegering af myndighed, anvendelse af stabsafdelinger og koordinering linieafdelinger. Forfatteren konkluderer, realisering af en fælles politik forudsætter opstilling af få og konkrete mål for linieafdelingerne, medens bredere og mere langsigtede mål reserveres for ledelsen. Ledelsen må i mange tilfælde støtte til stabsafdelinger, hvilket ifølge forfatteren sige afdelinger, knyttet til en leder som et appendix, d.v.s. uden selvstændig udadtil.

Denne konklusion underbygges i kapitel V ved sammenstilling af 4 eksempler belyst ved diagrammer, der beskriver virksomhedernes organisationer.

Over for den formelle organisation, hvis indhold defineres som direktiver, formularer, retningslinier og beskrivelser, fremhæver kapitel VI betydningen af den uformelle organisation, der i kraft af medarbejdernes arbejdernespersonlighed til stadighed tenderer at nedbryde den formelle organisation. forfatteren tillægger personlighederne de beskæftigede så stor indflydelse, at han bl.a. går ind for, at de nye systemer må indbefatte deres kritik af det bestående, forekommer det overraskende, der i det følgende indbygges det meget forbehold, at et nyt system »må have en form, så det i hvert fald i første omgang kan forstås og akcepteres af personlighederne blandt de beskæftigede«. Netop på baggrund af forfatterens understregning hvor vanskeligt det selv med støtte fra de ansatte kan være at indarbejde systemer, ville man snarere have ventet en anbefaling af, at systemerne til enhver tid skal kunne forstås og akcepteres af medarbejderne.

Som nævnt beror bogens kvalitet især på udvalg og gennemgang af eksempler. Allerbedst denne teknik måske i kapitel hvor begrebet et organisatorisk centrum behandles på baggrund af 3 tilsyneladende virksomheder fra samme branche. Gennem den udførlige analyse af disse virksomheders forhold påvises det, hvordan forskellige organisationspricipper har drevet virksomhedernes salgsprogrammer fra hinanden. Konklusionen er i dette tilfælde, at når det må anses for godtgjort, en virksomheds fremtidige udvikling af en række konstaterbare faktorer, der inden for virksomheden skabes til disse faktorers art og rækkevidde. Det fremhæves i denne forbindelse, der er et godt stykke vej fra fremskaffelsen et sådant kendskab og til muligheden for at træffe beslutninger på et økonomisk grundlag, idet vejen går over ledelsens udformning af en politik og af afdelingernes handlingsmønster til en kvantificering i planlægningen og en vurdering budgettet, som er det første grundlag alternative valg ud fra økonomiske kriterier.

Analysen af handlingsprogrammets mangefaser op i kapitel VIII med definitioneraf politik, strategi, planlægningog Også dette kapiteldomineres

piteldomineresaf gode og klart analyseredeeksempler, forfatteren ud fra forenkledeforudsætninger hele handlingsprogrammetfor trykkeri, et stormagasin,en og en trævarefabrik.Selv den teknik, der anvendes ved skitsering af budgetlægningen, stammer fra forfatterens bog »Regnskabsvæsenets opgaver og problemer i ny belysning«, vil også læsere uden kendskab til denne bog med udbytte kunne læse kapitlet, der dog i modsætning til resten af bogen forudsætter et væsentligt kendskab til driftsøkonomi. I denne forbindelse må det fra et driftsøkonimisksynspunkt at forfatteren bidrager til den almindelige terminologiforvirringved anvende ordet særomkostninger,hvor ellers taler om specialomkostninger.

Forfatteren gør ved kapitlets slutning op med den almindelige antagelse, at det uden videre kan lade sig gøre at lægge en systematisk op på et rationelt grundlag. Han påpeger, at forudsætningen for, at man undgår at komme ind i en tilfældig zigzagkurs de nødvendige revisioner af virksomhedens politik, er, at der bag politikkens foreligger en langtidsplan en rækkevidde af normalt 20 år. Det karakteristiske for denne langtidsplan, ligesom politikken bygger på målsætningen, at den i modsætning til politikken kun opererer med de faktorer, som med rimelighed kan betragtes på meget sigt.

På baggrund af den rivende udvikling, der er i gang inden for databehandling og dermed for koordineringsmulighederne, er det forståeligt, at informationssynsvinklen har fået en så fremtrædende placering i bogens sidste tre kapitler, og netop på den nævnte baggrund påkalder disse kapitler sig særlig interesse. Forfatteren påviser i et tidligere kapitel, at et informationssystem enten kan opbygges, så det også forsåvidt angår retur- og kontrolinformationer falder sammen med ledelsespyramiden (kommandovejen), kan opbygges med selvstændige for returinformationerne, der i sidstnævnte tilfælde normalt formidles med mere eller mindre automatiserede metoder behandling i en stabsafdeling.

I kapitel IX konstateres det indledningsvis, »delegeringen kræver koordination, og koordination og kontrol kræver begge et effektivt informationssystem«, samt at »koordinationen kan blive bedre, end informationssystemet Herefter påvises på baggrund af eksempler, dels hvordan valg af politik er helt bestemmende behovet for informationssystem i en mindre skotøjsfabrik, dels hvordan man kan formulere kravene til informationssystemet udforme dette system for en større virksomhed, når der skal informeres for planlægning af produktion salg og til kontrolformål. Der uddrages nogen egentlig konklusion, idet informationssystemerne ifølge forfatteren bliver lige så forskellige som de virksomheder, hvilke de etableres.

Med kapitel X's behandling af nye informationssystemersetablering af den indflydelse,de på organisationens struktur,giver sig i kast med en uhyre kompliceret problemkreds. Komplikationerneberor på, at ledelsen normaltikke overse, hvilke opgaver der ønskes løst, før man er langt fremme med indarbejdelsen af det nye system, dels på den igangværende, rivende udvikling i de tekniske muligheder, der volder meget føleligeulemper, en vidtgående rationaliseringaf virksomheds interne formulargangifølge ofte varer 5-7 år. Som følge af disse komplikationer anbefalesdet opbygge nye systemer med høj grad af fleksibilitet, f.eks. således, at man i et vist omfang i overgangsperioden samler regnskabsoplysninger m.v. på kodebånd og derfra overfører oplysningerne til hulkort. Hermed kommer man i den situation, at man, samtidig med at den sædvanlige procedurepå af hulkort føres videre, eventuelt i modificeret form, kan eksperimenteresig til en fremtidig procedure på grundlag af kodebånd. Kapitlet giver et godt indtryk både af de minutiøse og arbejdskrævendemetoder, må anvendes i tilknytning til indarbejdelsen af sådanne

nye systemer, og af de vidtgående ndringeri som ofte følger med de nye systemer. Det fremhæves af forfatteren, at disse ændringer antagelig i højere grad er motiveret i kravet om bedre koordinationend de anvendte informationssystemerog valgte databehandlingsteknik.

Af bogens sidste kapitel får man et klart indtryk af, hvor vigtigt det er, at der kan disponeres over tilstrækkelig megen velkvalificeret korrekt placeret arbejdskraft udførelse af det planlægningsarbejde, følger med gennemførelsen af vidtgående koordination. Forfatteren går her ind for, at en stor virksomhed, der ønsker vokse hurtigt i overensstemmelse med en plan, bør etablere en arbejdsgruppe på 10 højt kvalificerede medarbejdere, som nok indgår i virksomhedens organisation med pligt til at rapportere til områdecheferne, med den selvstændige opgave gennem periode på 6 år at udgøre et særligt koordineringsorgan, som skal udarbejde modeller for virksomhedens vækst gennem de planlagte etaper og heraf udlede bl.a. detaljerede forslag om hver enkelt afdelings Forfatteren indrømmer, at resultatet af den meget betydelige investering, etableringen af denne arbejdsgruppe ikke kan bedømmes på forhånd ja overhovedet ikke kan bedømmes isoleret, så anbefalingen af anvendelse af sådanne arbejdsgrupper må være baseret på gunstige erfaringer indvundet gennem forfatterens som konsulent for en række virksomheder.

Sammenfattende må det siges om bogen, at den udmærker sig ved at analysere og forklare et vanskeligt tilgængeligt område næsten uden anvendelse af uklare begreber, hvorfor anmelderen skal slutte med at henvise de tidligere anførte anbefalinger. Samtidig skal det påny fremhæves, at bogen anmelderens skøn er af interesse for en langt videre kreds end den, forfatteren henvender sig til. Som kriterium hvem der i øvrigt med udbytte kan investere tid i læsningen, kunne man passende postulere, at det kan enhver, der er medansvarlig for samarbejdet mellem mennesker i en samfundsenhed, hvor disse mennesker er samlet uden at kunne samarbejde en målsætning - enten fordi en sådan aldrig er formuleret, eller, måske mere typisk, fordi det er påkrævet, at der nedsættes en større eller mindre arbejdsgruppe at koordinere samarbejdet.

---

* Lektor ved Københavns Universitet, cand.oecon.