Ledelse og Erhvervsøkonomi/Handelsvidenskabeligt Tidsskrift/Erhvervsøkonomisk Tidsskrift, Bind 46 (1983) 3Implementering af strategisk planlægningJørgen Brask *) Side 133
ResuméStadig flere virksomheder, små som store, anvender strategisk planlægning, men ikke alle opnår det forventede udbytte. Der kan være forskellige årsager dertil En af årsagerne er, at der fra planlægningsprocessens start ikke har været ofret implementeringsproblemerne tilstrækkelig opmærksomhed Og dette skyldes, at der ikke i virksomheden er tilstrækkelig viden om ledelsessystemets og organisationens adfærd, herunder de ledelsesmæssige og organisatoriske konsekvenser ved gennemførelse af strategiske beslutninger. Resultatet bliver strategiplaner, som ikke viser sig tilstrækkelige til formidling af regulære og varige ændringer i virksomhedens adfærd og præstationer. Artiklen
beskriver en række praktiske implementeringsproblemer,
som sammenfattes Med
udgangspunkt i såvel ændringsteorier som praktiske
erfaringer redegøres *) Civiløkonom, konsulent hos Lisberg i Kolding. Artiklen modtaget februar 1983. Side 134
IndledningIgennem 7O'erne og her i begyndelsen af 80'erne har adskillige danske virksomheder sat det strategiske planlægnings- og ledelsesarbejde i fokus. Virksomhederne har kunne vælge mellem et bredt udbud af strategiske planlægningsmetoder og har med eller uden ekstern bistand opstillet strategiske planer og handlingsprogrammer. Som virksomhedskonsulent har jeg igennem flere år arbejdet praktisk med strategisk planlægning og oplever en række problemer, som især koncentreres om vanskeligheder med implementering af den strategiske Implementeringsproblemerne har
ofte vist sig at være vigtigere elementer 2. Implementeringsproblemer2.1. Implementeringens dimensionerBegrebet »implementering« dækker gennemførelse, iværksættelse, virkeliggørelse og realisering, og er dermed mere nuanceret, end når det i dagligt brug anvendes som synonym for »gennemførelse«. Implementering skal i sammenhæng med strategisk planlægning ses i tre dimensioner - iværksættelse, den strategiske beslutningsproces og gennemførelse af de strategiske beslutninger. Opdeligen fremgår
af nedenstående figur: Formålet med denne opdeling er at kunne betragte implementeringsforløbet som en ændringsproces, der knytter sig til iværksættelsessituationen, til den strategiske beslutningsproces og til gennemførelsen af de strategiske beslutninger. Side 135
Strategisk
planlægning foregår normalt tidsmæssigt afgrænset,
d.v.s. at er den periode i
ledelsesarbejdet, hvor den særlige strategiske indsats
finder Denne periode er karakteriseret ved i starten at centrere sig omkring topledelsen i virksomheden. Efterhanden som planlaegningsarbejdet skrider frem involveres flere medarbejdere saedvanligvis i den videre beslutningsproces og i egentlig gennemforelse af strategiske beslutninger. 2.2. De praktiske problemerI det følgende
skal vi se på de praktiske problemer, der
erfaringsmæssigt IværksættelseDet er normalt topledelsen i virksomheden, der tager initiativet til og gennemfører strategisk planlægning. Impulserne dertil kan være meget forskellige gående fra en klar erkendelse af virksomhedens strategiske situation og behovet for revurdering af den første kurs til en pludselig indskydelse måske affødt af en artikel i et managementmagasin om strategisk planlægning. Iværksættelse af strategisk planlægning kan altså finde sted på vidt forskellige grundlag, hvilket også ofte afspejler sig i processens forløb. I forbindelse med selve iværksættelsen af den strategiske planlægningsproces opleves i nogle situationer en manglende erkendelse af behovet for strategisk planlægning. F.eks. giver det sig udtryk i, at ledelsen iværksætter et projekt for at fremme egne impulsivt opståede idéer eller for at dække over organisatoriske og andre mangler. Situationen, hvor ledelsen betragter startegisk planlægning som en medicin mod alvorlige problemer eller trusler er ligeledes ofte forekommende. Projekter
iværksat af prestigemæssige årsager er også set.
Ved iværksættelse af projektet opleves skepsis fra nøglepersoner i virksomheden,som med projektet kan forbinde nedlæggelser og afskedigelser,hvorfor unødige rygtedannelser nemt opstår. Virksomhedens evner til at tænke i nye baner og frem for alt evnen og viljen til at opgivenogle Side 136
givenogleaf de
hidtidige forestillinger kommer også blokerende ind i
Endelig kan der være tale om en dicideret negativ holdning til strategisk planlægning, som bunder i, at nogle ledere kan have forestillinger om strategisk planlægning som værende noget vanskeligt gennemførligt og abstrakt. En anden holdningsmæssig barriere er »vi har ikke tid lige nuw-attituden, som under det daglige pres ofte er fremherskende. Ydermere er det værd at pege på »hvorfor planlægge, når planen alligevel ikke holdene-stemningen, som det kan være svært at sætte sig ud over. Ligeledes kan ledelsens herunder funktionschefers og andre nøglepersoners personlige ambitioner i forbindelse med den strategiske planlægning virke hæmmende for helhedssynspunktet. Blokerende virker også modstand mod enhver form for aktiviteter, der må formodes at få konsekvenser som den enkelte ikke føler at kunne overskue eller vurdere. Nogle virksomhedsledere kan også være præget af så megen forsigtighed, at enhver ændring fra de daglige rutiner betragtes som negativ. Selv om funktionschefer og andre nøglepersoner erkender behovet for strategisk planlægning og dermed tværgående strategisk udvikling, kan den eksisterende organisatoriske struktur (opdelte ansvars- og myndighedsområder, kommandoveje og hierarkisk opbyggede informationskanaler) vanskeliggøre iværksættelsen af projektet. Problemet hænger
ofte sammen med et manglende helhedsoverblik Strategisk beslutningsprocesUnder den strategiske beslutningsproces1 forløb opleves f.eks. manglendeviden og erfaring i at arbejde med strategiske overvejelser. Nogle virksomheder er typiske dag til dag virksomheder og har derfor svært ved at beskæftige sig med fremtiden. Stor arbejdsbyrde på ledelsengrundet ringe uddelegering af operationelle arbejdsopgaver virker hæmmende for engagementet i det strategiske planlægningsarbejde. Dybtgående uoverensstemmelser mellem ledelse og funktionschefer med deraf følgende blokeringer og magtdemonstrationer og tilsvarendereaktioner Side 137
rendereaktionerfra
basisorganisationen har ogsa haemmende virkning.
Især på funktionschefplan opleves »småkongedømmew-traditioner, som har medført uafhængighed for de enkelte afdelinger. Noget som gør det svært for såvel funktionschefer som administrerende direktører at få indblik i andres funktionsområder. I forbindelse med processens afslutning opleves det, at planlægningen ikke leder til endelige beslutninger, idet der ofte opstår mere eller mindre begrundede behov for flere informationer om såvel interne som eksterne forhold. I en ressourcemæssigt presset situation, kan det være problematisk at »give alle parter nok« til at der kan opnås en form for enighed. Der er måske ikke basis for at køre videre med flere (afvigende) opfattelser af den fremtidige strategiske kurs. Der kan være tale om rene enten eller situationer. Dominerende opfattelser kan også virke blokerende for beslutning om valg af bestemte strategier grundet ledelsens mere personlige ønsker eller ambitioner og deraf følgende prioritering mellem kortsigtede og langsigtede resultater. Ledelsens vilje til at afgive magt og dispositionsfrihed og forhold til omverden, der ændrer forudsætningsgrundlaget før processens afslutning kan også have væsentlig indflydelse. Specielt i virksomheder, hvor processen løber over et længere tidsrum kan konjunkturelle udsving flytte virksomhedens opmærksomhed til noget helt aktuelt. Dertil kommer virksomhedens grad af organisering og autoritets- og kompetenceforhold ind i billedet og viser sig i ledelsens indflydelse på valg af strategier, som i sidste instans kan ske alene ud fra dennes præferencer. Selve
beslutningsprocessen bliver derfor i mange tilfælde en
politisk Gennemførelse af strategiske beslutningerEt væsentligt aspekt i forbindelse med gennemførelse af strategiske beslutninger er virksomhedens inerti, som giver sig udslag i f.eks. modstand mod de strategiske beslutninger i form af indvendinger med henvisning til strategiernes uheldige konsekvenser for det berørte omride.Fagspecialister Side 138
ride.Fagspecialisterudnytter i
nogle tilfselde uhensigtsmaessigt deres Det er også
oplevet, at resultatet af planlægningsprocessen bliver
til Virksomhedspolitiske og praktiske problemer forbundet med at kommunikere de strategiske beslutninger ud i organisationen og få dem iværksat via medarbejderne på det taktiske og operative plan kan også virke hæmmende. Der kan ligeledes være tale om eksterne blokeringer, f.eks. bestyrelsens eller pengeinstitutternes indvendinger, som kan have betydelig effekt, specielt hvis virksomheden er i en vanskelig finansiel situation. Kundeog leverandørbindinger kan også virke blokerende for gennemførelse af ønskede strategiske beslutninger. 2.3. SammenfatningEn væsentlig forudsætning for, at arbejdet med strategisk planlægning skal give den ønskede udvikling af virksomhedens strategiske kompetence med de deraf normalt følgende regulære og varige ændringer i adfærd og præstationer, er altså, at implementeringsproblemerne ofres tilstrækkelig opmærksomhed. Som vi har set,
er der tale om problemer af hæmmende og direkte
De væsentligste
blokeringer i forbindelse med implementering af
Generel modstand mod
ændringer »Tilfredsstillende«
implementering af strategisk planlægning stiller
Side 139
Ændringer i virksomhedens præstationer og adfærd skal hermed ses i relation til de organisatoriske og ledelsesmæssige problemer, der er forbundet med implementeringsforløbet, d.v.s. de adfærdsorienterede aspekter, der knytter sig til ledelsens og medarbejdernes roller og funktioner. 3. Implementeringsforløbets adfærdsorienterede aspekterDe konsekvenser, ændringerne medfører, afhænger af adfærden hos de involverede i organisationen og i ledelsessystemet og hænger således sammen med, hvorledes mennesker berøres af ændringer, og hvorledes de reagerer på dem. Side 140
Ændringsprocessen
indeholder såvel drivkræfter bag ændringer som
Det kræves
altså, at ledelsessystemet kan registrere og tolke den
implementeringssituation,virksomheden Side 141
kunne
tilrettelaegge den strategiske planlaegningsproces og
gennemf©redens Det strategiske
planlægningsarbejde må derfor forankres hos de kræfter
4. Implementeringssituationen4.1. To situationsbillederEn bedre forståelse for implementeringsproblemernes karakter og valg af hensigtsmæssig problemløsning hænger nøje sammen med kendskab til - på den ene side ledelsessystemets interaktive egenskaber, d.v.s. ledelsessystemets viden om og forståelse for sociale processer (adfærd). Disse egenskaber kan være hæmmende såvel som fremmende for problemafdækningen og problemløsningen - og på den anden side organisationens ændringsberedskab, d.v.s. drivkræfterne bag ændringer såvel som modstanden mod ændringer i organisationen (jfr. figur 3). Kobles disse to
hovedkarakteristika - ledelsessystemets interaktive
Det ene situationsbillede omfatter drivkræfter bag ændringer, d.v.s. de kræfter, der antages at bidrage til formidling af ændringer eller antages ikke at arbejde imod, så at sige den positive del af skalaen for organisationens Det andet
situationsbillede omfatter da modstand mod ændringer,
Dermed fås i alt
otte implementeringssituationer, hver med et tilknyttet
4.2. Implementeringssituationer og implementeringsproblemerI det
efterfølgende vises de to situationsbilleder i figur 4
og 5 med tilhørende Side 142
Kommentarer til figur 4:I God implementeringssituationHvis de
interaktive egenskaber er fremmende og koblet til
staerke Side 143
har ofte ))delt
skaebnea i pressede arbejdssituationer. Organisationen
II Usikker implementeringssituationHvis de interaktive egenskaber er hæmmende og drivkræfterne bag ændringer stærke, opstår usikkerhed og frustration i organisationen, som forringer mulighederne for at gennemføre de strategiske beslutninger. Virksomheden kendetegnes ved en livlig, uformel tværgående kontakt på medarbejderniveauet og ofte en stærk loyalitet over for virksomhedens »mission«. Forbindelsen til ledelsen er af mere formel karakter og indskrænker sig til at omfatte faglige og proceduremæssige forhold. Alle føler et stærkt ansvar og mange medarbejdere og medarbejdergrupper udveksler idéer og synspunkter om forhold, der har med virksomhedens fremtid og overlevelse at gøre. Den begrænsede vertikale debat hæmmer formidling af idéer og synspunkter ledelse og medarbejdere III Statisk implementeringssituationHvis de interaktive egenskaber er fremmende, men ikke forankret hos de nødvendige drivkræfter bag ændringer i virksomheden, kan de strategiske beslutninger gennemføres, men de vil ofte være uden effekt og dermed ikke i tilstrækelig grad kunne ændre virksomhedens præstationer og adfærd. I virksomheden er der ofte nye ledere eller specialister på visse nøgleposter. Ledere, som er ansat for at igangsætte eller fremme en bestemt udvikling. Målene for disse ledere, og specialister eller deres funktionsområder er ikke i tilstrækkelig grad kommunikeret til medarbejderne, der i værste fald ikke har været involveret i måludformning. Initiativer og nye idéer trænger kun vanskeligt igennem. IV Ugunstig implementeringssituationHvis de interaktive egenskaber er hæmmende og ændringsdrivkræf terne svage, opstår en ugunstig implementeringssituation. Situationen kan være af en sådan karakter, at den strategiske planlægningsproces ikke kommer i gang eller i heldigste fald fører til »teoretiske planer«. Side 144
Kun i sjaeldne tilfaelde tages der initiativer fra ledelsen eller andre i virksomheden til udviklingsaktiviteter, hvis sa er det ofte med tilskyndelsefra f.eks. revisor, bank, advokat eller andre eksterne interessenter. Kommentarer til figur 5:V Mulig implementeringssituationHvis de
interaktive egenskaber er fremmende og modstanden mod
Side 145
foredestrategiske beslutninger,
idet ledelsessystemets indgaende I virksomheden eksisterer der ofte for og imod holdninger til f.eks. EDB. Typisk er også »færdige meninger« om særlige produktområder eller markedsområder ofte baseret på ukendskab til forholdene og kun sjældent på grund af dårlige erfaringer. VI Træg implementeringssituationHvis de interaktive egenskaber er hæmmende og modstanden mod ændringer svag, befinder virksomheden sig i en situation, hvor den er stivnet i en traditionsbestemt struktur, som ikke påvirkes indefra. Virksomheden er uden initiativer. Situationen er meget lig den ugunstige implementeringssituation dog med den forskel, at ændringsforslag og idéer til forbedring eller udnyttelse af nye muligheder ofte modtages med et »skuldertræk« af såvel ledelse som medarbejdere. Tilskyndelse fra eksterne interessenter har normalt ingen virkning, uden at disse under en eller anden form inddrages i virksomhedens magtstruktur. VII Regressiv implementeringssituationHvis de interaktive egenskaber er fremmende og modstanden mod ændringer stærk, vil gennemførelsen af de strategiske beslutninger blive besværliggjort og forsinket på grund af regressiv adfærd i organisationen. Man løser problemer ved at vende tilbage til kendte metoder eller har en »det kan ikke lade sig gøre, det har vi prøvet før«-attitude til ændringsforslag. Virksomheden er ofte kendetegnet ved, at ledelsessystemet på trods af et godt kendskab til såvel virksomhedens strategiske situation som til organisationens adfærd, ikke viser tilstrækkelig gennemslagskraft i de daglige arbejdssituationer. VIII Kaotisk implementeringssituationHvis de interaktive egenskaber er hæmmende og modstanden mod ændringer stærk, befinder virksomheden sig i en kaotisk situation, hvor forsøg på gennemførelse af strategiske beslutninger vil medføre konflikter i virksomheden. Side 146
Oftest er der her
tale om stærke spændinger mellem ledelse og
funktionschefer, 5. SammenfatningDe to modeller (figur 4 og 5) er her vist i deres »rendyrkede« udgaver. Den praktiske implementeringssituation vil sjældent være kendetegnet ved enten en positiv situation eller en negativ situation. Der vil typisk være tale om en blandingssituation præget af en vis mængde sammenfaldende fællesinteresser og visse konflikterende særinteresser, uden at det på forhånd kan siges præcist, hvor stor fællesmængden er. I enhver
organisation vil der således være indbygget
konfliktpotentiel F.eks. kan et
område i virksomheden være præget af stærke drivkræfter
Individuelle særegenheder og »ikke forenelige personligheder« blandt ledere og andre nøglepersoner skaber ligeledes grobund for konflikt. Undervejs i implementeringsforløbet kan der som et produkt af processen opstå situationer, der udkrystalliserer sig i positive eller negative situationer, noget som det kan være vanskeligt på forhådn at gardere sig imod. Dette hører så at sige til »spillets mulige udfald«. Dette fører dermed frem til, at man i bestræbelserne på at afdække og forstå implementeringsproblemernes karakter er nødsaget til at behandle delområder i virksomheden analytisk separat. Dog er det væsentligt at kunne tænke og handle på tværs af disse områdeafgrænsninger. I hvert fald er det svært at forestille sig strategiske beslutninger gennemført på f.eks. markeds- og økonomirådet, uden at disse beslutninger samtidig leder til ændringsovervejelser på det organisatoriske og ledelsesmæssige område. Side 147
Denne
problemmaessige variationsbredde ma derfor kraeve valg
af 6. Problemløsninger6.1. Otte problemløsningsstrategierMed et kendskab til virksomhedens implementeringssituation som baggrund må der vælges en problemløsning, der må formodes at bidrage til formidling af de tilsigtede ændringer i virksomhedens præstationer og adfærd. Til de problemer,
der er knyttet til hver af de otte forskellige
implementeringssituationer I PrioriteringsproblemetSituationen vil ofte være stimulerende for organisationens innovationsevne og have genereret idéer med stærke drivkræfter bag disses gennemførelse. Det vil her være hensigtsmæssigt at foretage en prioritering af idéerne ud fra rationelle kriterier f.eks. »bedst dækningsbidrag«. Der kan være en tendens til, at idéernes dybereliggende konsekvenser overses, hvilket forstærker behovet for at foretage systematiske konsekvensberegninger og -vurderinger. Forudsætningerne i den gode implementeringssituation er til stede for anvendelse af gruppeprocesser på alle hierarkiske niveauer - hvorved ændringer i organisationens adfærd og præstationer bliver de enkelte gruppemedlemmers ansvar. II MålproblemetProblemet her kan løses gennem formulering af strategiske mål, der er i harmoni med virksomhedens interne situation, d.v.s. mål, der på en gang tilgodeser organisationens forventninger om handling og ledel sens opfattelse af organisationens formåen. Situationen opleves oftest i organisationer, hvor ledelsen har et relativt uklart billede af den uformelle struktur og af individuelle behov og ønsker. Side 148
Radgivning pa individplan kan medfore visse aendringer i personers interaktive adfaerd. Individuel radgivning har dog storst efFekt i den usikre implementeringssituation, nar personer, der pavirkes, er placeret hojt i hierarkiet. III IgangsætningProblemets
løsning bliver igangsættelse og stimulering af
drivkræfter Den statiske
implementeringssituation kræver, at nøglepersoner bredt
Gruppepres kan
også spille en vigtig rolle. IV InertiproblemetSelv om de strategier, der er resultatet af den strategiske planlægningsproces er nok så gennemtænkte og harmoniske, kan de i den ugunstige implementeringssituation møde en passiv resignation eller apati, der har form af inerti i såvel ledelsessystemet som i organisationen. Denne inerti er ofte et udtryk for manglende uddelegering af ansvar og kompetence i organisationen, hvorfor problemets løsning kan være at tildele lavere lag i hierarkiet større ansvar og beslutningsdygtighed. Det kræver dog accept af uddelegering i organisationen. V MotivationsproblemetSituationen er
ofte i den mulige implementeringssituation, at
medarbejdergrupper Side 149
VI InitiativproblemetGennemførelse af strategiske beslutninger i den træge implementeringssituation støder gerne imod en så betydelig inerti i organisationen, at man ikke i tilstrækkelig grad kan ændre dens struktur, funktion og udviklingsretning. Dertil kommer, at organisationen mangler udfordringer og ledelsen inspiration til at påvirke udviklingen. Situationen opleves f.eks. i dag til dag orienterede virksomheder og afhjælpes dels gennem gruppepres og individuel rådgivning. Skal et individ ndres må de eksisterende kræfter bag den uønskede adfærd dog fjernes, d.v.s. modstanden mod ændringer skal brydes, hvilket i denne situation bedst gøres gennem påvirkning af magtcentre i virksomheden. VII ForhandlingsproblemetDen regressive implementeringssituation er præget af en »venden tilbage til fortidige situationera-tilstand i organisationen eller til situationen, hvor strategiske beslutninger mødes med en »det kan ikke lade sig gørea-holdning. Også her må anbefales en manipulativ adfærdspåvirkning sandsynligvis kombineret med systematiske ændringer af roller og strukturer i organisationen, herunder uddelegering af større ansvar og beslut ningsmyndighed til grupper i organisationen, der ikke repræsenterer modstanden. VIII KonjliktproblemetI den kaotiske implementeringssituation kan organisationen være præget af eksterne begivenheder, som truer virksomhedens eksistens og f eller af åbenlyse modsætningsforhold i ledelsen internt eller mellem forskellige grupper i organisationen. Udviklingen er
tilspidset i en sådan grad, at det forekommer umuligt at
Egentlig
»magtanvendelse« kan være eneste mulighed. Der kan blive
tale om afskedigelser, omplacering eller ændring af
En udvikling,
hvor modsætningsforholdet mellem de involverede
Side 150
systemetsmanglendeevner eller
vilje til at regulere modsaetningsforholdene.
Risikoen for, at
modsætningerne mellem grupperne markeres så kraftigt,
6.2. SammenfatningI de foregående afsnit har vi set på en række praktiske problemer, der knytter sig til implementering af strategisk planlægning. Problemerne har været beskrevet som interne og eksterne blokeringer af implementeringsforløbet og er blevet forklaret ved hjælp af redegørelser om ledelsessystemets interaktive egenskaber og organisationens ndringsberedskab. Løsningen på implementeringsproblemerne er blevet kædet sammen med den analytiske afdækning af virksomhedens partielle og totale implementeringssituation - og praktiske problemløsningsstrategier er blevet anvist. Herefter skal de
otte problemløsningsstrategier resumeres i nedenstående
7. AfslutningValg af problemløsningsstrategi i forbindelse med implementering af strategisk planlægning er en kompleks opgave for ledelsessystemet, som ideelt set, udover at have kendskab til strategiske udviklingsaktiviteter, skal kunne styre en strategisk beslutningsproces og kunne forudse organisationens reaktioner på de strategiske beslutninger, d.v.s. have kendskab til og forståelse for sociale processer - og ikke mindst evne til at reagere på andres behov og evne til at fornemme andres opfattelse af ens situation. Etableringen af denne viden og forståelsen og anvendelsen af den i bestræbelserne på at vedligeholde og udvikle virksomhedens strategiske kompetence må derfor være en væsentlig del af den strategiske ledelsesopgave. Side 151
Referencer:Kjeld Arnth
Jørgensen, Strategisk ledelse i mellemstore
virksomheder, Industrirådet, 1977. Flemming
Poulfelt, Studier i forandringsproceser og teorier,
1979. Arnold S. Judson,
Styring af ændringer i virksomheden, 1972. Harald Enderud og
Jens C. Nielsen, Organisationsteori og konsulentadfærd -
en model for strati D. Katz &R.
L. Kahn, The Social Psychology of Organizations, 1966.
|