Resumé

Anvendelsen af modelsprog, dv.s. simple brugerorienterede edb-sprog til udvikling af situationstilpassede beslutningsstøttesystemer, har i løbet af de sidste 5 år fået en stærk udbredelse i private og offentlige virksomheder. Disse nye informationsværktøjer giver en række nye muligheder for udvikling af lokale informationssystemer, som løbende kan tilpasses organisationens og brugernes behov og udvikling. Udnyttelsen af disse muligheder stiller dog krav om en ny styringsfilosofi og system- og lederudviklingsstrategi baseret på bl.a. anvendelse af uofficielle og ikke-rutiniserede styresystemer, udviklet i det lokale brugermiljø.

Observationer fra virksomhedspraksis tyder imidlertid på, at modelsprog næsten udelukkende anvendes til at udvikle de traditionelle totale og relativt rutiniserede budget- og kalkulationssystemer. Disse systemer udvikles som hidtil centralt af administrationsafdelingens eksperter. Informationsanvendelsen er også koncentreret på administrationsfolk. I artiklen gives en kort orientering om modelsprogenes forskellige anvendelsesmuligheder, samt behovet for dertil svarende system- og lederudviklingsstrategier.

---

*) Lektor, tand. meix.

**) Lektor, akademiingeniør. Begge er tilknyttet Okonomistyringsgruppen, Institut for Regnskabs væsen ved HandelshøjskolenVKobenhavn. Artiklen er indsendt 1. marts 19X5.

1. Modelsprog og deres anvendelseskarakteristika

Modelsprog er en fællesbetegnelse for edb-baserede programmeringssprog, som med simple overordnede instruktioner kan opbygge informationssystemer til behandling og rapportering af tabeldata. For at man kan tale om et modelsprog, stilles en række krav til især edbsprogets brugsmæssige egenskaber. Her kan bl.a. nævnes:

edb-sproget må kunne anvendes generelt på alle problemområder, hvor
ind- og uddata har tabelform. Sproget må således ikke være begrænset
til bestemte regneformler og datastrukturer,

at edb-sproget betjener sig af en simpel opbygning og syntaks, som er lettilgængelig og ikke stiller særlige krav til brugernes edb-mæssige og matematiske viden. Sprogets »grammatik« skal kunne læres i løbet af 1 -2 dage,

at edb-sproget skal gøre det muligt løbende at opbygge, ændre og udnytte
regneregler og data.

Modelsprog er således et vigtigt hjælpemiddel til at udvikle fleksible
beslutningsstøttesystemer (BSS, decision support systems, DSS).

2. Modelsprog er udviklet til 80'ernes ©konomistyringsmiljo

Modelsprog er således en ny teknologi, som skaber helt nye muligheder indenfor virksomhedens økonomistyring. Anvendelsen af modelsprog skal især ses på baggrund af de nye krav, som idag stilles til virksomhedens

Styringsproblemerne er i stigende grad præget af de knappe ressourcer og de stadigt snævrere marginaler for virksomhedens indtjening. Samtidigt er det økonomiske liv præget af en større usikkerhed og dynamik. Endelig er aktiviteter og ressourcer karakteriseret ved en større grad af specialisering og kompleksitet.

Totalbudgetter, kvartalsrapporter og generelle sparekampagner er ikke mere tilstrækkelige midler til at holde økonomien i skak. Styresystemernemå have en større dybde og intensitet. Lederne på forskellige niveauerog områder må forsynes med mere præcis og aktuel information.Systemerne

tion.Systemernema i hojere grad laegge op til de specifikke styringsopgaverog styringsroller, som gor sig gaeldende i det lokale miljo. En anden vigtig faktor, som skal tages i betragtning, er de store aendringer,som sker i ledelsesmiljoet og lederprofilerne. Den tidligere autoritetstroog administrative produktionsleder vil i stigende grad blive aflostaf den aendringsorienterede og interaktive problemloser.

Dette stiller krav om styresystemer med muligheder for medindflydelse, selvudvikling og interaktiv problemløsning. Systemerne vil blive mere problemorienterede og eksperimenterende og mindre bureaukratiske og rutiniserede. Fremtidens systemer blive i stigende grad uafhængige af de bånd, som ligger i de officielle og centralt initierede fællessystemer.

I et sådant økonomistyringsmiljø vil modelsprogets særlige muligheder
for løbende, fleksibel og individorienteret systemudvikling kunne
udnyttes i sin fulde udstrækning.

3. Modelsprog har vidt forskellige anvendelsesmuligheder

Modelsprog giver som nævnt ovenfor muligheder for en lokal udvikling af uofficielle ikke-rutiniserede systemer. Men samtidigt betyder modelsprogenes enkle opbygning og lette tilgængelighed, at de også med økonomisk fordel kan anvendes til »programmering« af virksomhedens officielle budgetterings- og rapporteringssystemer. I figur 1 er vist en oversigt over virksomhedens forskellige styrings og informationssystemer opdelt efter deres oprindelse og officielle præg samt deres grad af rutinisering og standardisering.

Modelsprog kan principielt benyttes til informationsgenerering i alle
fire kvadranter i figur 1.

I kvadrant 1 kan modelsprog anvendes til hurtig og billig udvikling af
nye budget- og kalkulationssystemer og til nyttiggørelse af virksomhedens
fælles økonomidatabase.

I kvadrant 2 kan modelsprog indgå som det grundlæggende og integrerendeelement
i virksomhedens beslutningsstøttesystemer. Modelsprogkan

sprogkannaturligvis også anvendes som fleksibel rapportgenerator
indenfor de officielle databegrænsninger.

I kvadrant 3 kan modelsprog benyttes til at edb-isere de manuelle skufferegnskaber, de løbende statistikker og de uorganiserede »forsvars - og kontrolsystemer«. Ofte er der netop her tale om »illegitime« systemer, som af ledelsen betragtes som unødvendige »dobbeltregistreringer«, og som søges bekæmpet gennem nye og bedre officielle systemer. Bekæmpelsen er dog ofte forgæves, især fordi de lokale systemer jo netop er lavet til forsvar mod og kontrol af de officielle systemer.

I kvadrant 4 kan modelsprog anvendes til adhocanalyser og »nu og
her«-beregninger, som man ellers ville have foretaget med papir og
blyant og måske regnemaskine.

Af denne gennemgang kan vi uddrage den vigtige konklusion, at modelsprog har vidt forskellige anvendelsesmuligheder. Men endnu mere vigtigt er det at understrege, at hver af disse anvendelsesmuligheder stiller krav om sin egen system- og lederudviklingsstrategi.

4. Situationstilpasset valg af system- og lederudviklingsstrategi

Hver af de fire nævnte anvendelsesmuligheder vil stille vidt forskellige
krav til den anvendte system- og lederudviklingsstrategi og den bedst
egnede modelsprogstype. Dette kan kort beskrives i figur 2.

I situationen med udviklingen af traditionelle fælles budget- og kalkula tionssystemer (kvadrant 1), kan man med rimelighed anvende en centraliseret og mere rationel udviklingsstrategi, baseret på anvendelse af edb- og systemeksperter. I den situation vil modelsproget ofte kunne være mere generelt og avanceret samt eventuelt være mere matematisk orienteret. Dette muliggør en mere komprimeret systemopbygning og dermed eventuelt en hurtigere udvikling. Til gengæld må det forventes, at systemdokumentationen er utilgængelig for almindelige brugere. Disse bliver dermed mere afhængige af eksperterne ved systemrevisioner

I situationen med varierende »lokale« beslutningsstøttesystemer, der er centralt initierede (kvadrant 2), vil nødvendigheden af en høj grad af fleksibilitet føre til en mere brugerorienteret systemudviklingsstrategi, ofte med anvendelse af enklere modelsprog.

Hvis de reelle styringsmuligheder og informationsbehov er få og stabile, vil kravet om fleksibilitet dog her være begrænset. I så tilfælde vil en central udvikling med ekspertbistand til systemkonstruktion og med løbende brugerdeltagelse til behovs- og systemvurdering i højere grad kunne anvendes.

Kravene til modelsprogets tilgængelighed og brugervenlighed afhænger her af, om brugerne selv skal kunne ændre på modeller og datastrukturer. Hvis brugerne ikke skal kunne udnytte denne mulighed, kan man også her benytte generelle, men teknisk mere komplicerede sprog til brug for udvikling af faste og begrænsede simuleringssystemer.

I situationer med lokalt initierede ikke-officielle systemer (kvadranterne
3 og 4), er det nødvendigt at benytte meget simple og brugervenlige
sprog med enkle overordnede instruktioner.

Systemudviklingsstrategien bliver her suppleret af en lederudviklingsstrategi, der træner de lokale ledere i problemformulering, behovsvurdering og systemkonstruktion ved brug af modelsprog. Det centrale i denne lederudviklingsstrategi er, at den skal bevidstgøre lederen i hans styringsrolleopfattelse og stimulere ham til problem- og informationssøgning med brug af kvantitative informationsmodeller.

I situationen med de uofficielle rutiniserede systemer (kvadrant 3) kan
modelsprogsanvendelsen måske føre til anvendelse af supplerende
støttesystemer som overbygning til de officielle systemer i stedet for

opbygning af konkurrerende »forsvarssystemer« med dobbeltregistreringtil

5. Modelsprog og virksomhedspraksis

Vore observationer fra virksomhedspraksis (ca. 25 case virksomheder) tyder på, at modelsprog næsten udelukkende anvendes til hurtig mekanisering af de officielle og rutiniserede budgetterings- og kalkulationssystemer (kvadrant 1 i figur 1). Eksempler på de øvrige tre anvendelsesmuligheder er endnu meget sjældne i Danmark.

Det hyppigste incitament til at anvende modelsprog er fortsat systemernes begrænsede krav til udviklingsressourcer og udviklingstid. De knappe udviklingsressourcer i edb-afdelingen og økonomifolkenes mulighed for at blive uafhængig af edb-afdelingens programmeringsekspertise er et andet kendt incitament.

Det er derimod markant, at modelsprogenes stærke sider, som netop fremhæves i litteraturen, ikke udnyttes i virksomhedspraksis. Mulighederne for at udvikle lokale, fleksible og individtilpassede systemer benyttes her kun i ringe grad. Lederudviklingsperspektivet spiller tilsyneladende kun en ringe rolle.

Vi kender idag kun lidt til baggrunden herfor. Som mulige forklaringer kan tænkes stærkt indarbejdede normer for økonomisystemanvendelse, hvis ændring kræver lang tilvænningstid. Den stærke udbredelse af modelsprog er jo sket over en 5 års periode.

En anden mulighed er det enorme tidspres, som ofte præger denne
form for systemudvikling, hvilket ikke levner plads for lokal systemudvikling.

En tredie forklaringsmulighed kan være økonomifolkenes angst for at
afgive informationsmonopolet, som yderligere bliver styrket, hvis de
alene gør brug af modelsprogenes informationsmuligheder.
En fjerde mulighed kan være ledelsens manglende bevidstgørelse
omkring modelsprogs generelle anvendelsesmuligheder og særlige udviklingsperspektiver.

6. FDC-kurset

FDC søger gennem kurset »Byg kalkuler og budgetter med model
sprog« at bidrage til at øge den generelle viden om modelsprogenes
egenskaber og anvendelsesmuligheder.

Kurset, der kører som internat over to dage, er baseret på, at deltagerne efter 4-5 timers koncentreret træning skal kunne gøre brug af et brugerorienteret modelsprog (IPB). Derefter diskuteres anvendelses mulighederne i forskellige virksomhedssituationer (analyser, kalkuler, planlægning, opfølgning). Endelig diskuteres lederudviklingsperspektiver og systemudviklingsmetoder.

I kurset medvirker lærerkræfter fra Økonomistyringsgruppen, Institut
for Regnskabsvæsen ved Handelshøjskolen i København.

Referencer:

Preben Melander: Budgeuering som ledelsesvxrktoi. Samfundslkteralur. Kabenhavn 1983.

Preben Melander fejorgen Meyer: Byg kalkuler og budgetter med modelsprog. 2. rev. udgave.
Samfundslitteratur. Kebenhavn 1982.