Ett bokverk, som kommer att hora till de ofta citerade i den administrativa litteraturen har nyligen utkommit. Nicholas Nicolaidis vid University of Southern California har kartlagt och analyserat 332 administrativa beslut i ett forsok att beskriva inneborden i administrativ politik och i beslutspprocessenl).

Organisationsstrukturens vetenskap

De tidigaste »administrativa« studierna sysslade i huvudsak med organisationers hierakiska uppbyggnad, principerna for arbetsfordelning, centralisering eller decentralisering, auktoritetsforhallandena mellan olika nivaer inom organisationen etc. (Den aldsta »klassikern« i administrativ litteratur ar Gamla Testamentet. I Andra Moseboken, 18 : 13-17 beskrives hur Jetro »rationaliserade« svarsonen Moses' domarvarv, genom att foresla inrattandet av en domstolshieraki.)

Arbetsuppgiftens vetenskap

Det andra skedet i utvecklingen daterar sig till vara faders tid: arbetsforloppet stod i centrum for intresset. Det brots ned i sma element (therblig, baklanges efter upphovsmannen Gilberth), och byggdes ater upp efter rationella principer. Arbetsuppgiftens vetenskap sprcds over sa gott som hela varlden under beteckningen »Scientific Manament«, eller Taylorism.

Vetenskapen om individens anpassning till arbetet

Till den ralionaliserade arbetsuppgiften behovdes en rationell månniska och i toppen på hieral:;en en ledare, som passar till foretaget och dess arbetsuppgifter. Organisationsskelettet maste bemannas med individer. Det gållde alltså att finna och valji de råtta personerna. Testapparaturer, bedomningsnormer och -principer utvecklades som emellanåt var mycket mera avancerade an de bakomliggande teorierna.

*) Handelshogskolan i Goteborg. Manuskriptet inlamnat i november 1960.

1) Nicholas G. Nicolaidis, Policy-Decision and Organization Theory (University ol Southern California Bookstore, John W. Donner Memorial Fund, Publication No. 11, 1960; aven Publication 10 resp. 16, 1960 fortjanar att omnamnas, med beskrivningar av utrednings- och analysmetoderna samt utvalda beskrivningar av beslut).

Vetenskapen om gruppen och arbetet

Relativt snart upptåckte man emellertid att individen varken var »rationeli« eller ens kunde forvåntas handia lika i lika situationer, vilket hon efter teknikens regler cgentligen borde ha gjort. Man upptåckte handlingsmotivens betydelse. Individens motivation befanns stå under en rad olika inflytanden, dår bl. a. olika gruppbildningar spelade en betydande roll. Gruppanda, gruppbeslutsteknik, kommunikationsprinciper etc. år några uttryck for de administrativa teoribildningarna, som utgår från gruppbeteendet och studiet av samspelet mellan olika individer.

De olika teoribildningarna har inte avlost varandra utan att låmna spår efter sig. De år levande och utvecklas, forfinas alltjåmnt. Det år tyngdpunkten i betraktelsen som undan for undan forskjutits. Just nu år det informations- och beslutsteorierna som dominerar.

Modern organisationsteori

Den moderna organisationsteorien binder ihop de tidigare teorierna genom att angripa organisationsproblemet ur en helt ny vinkel: det viktigaste med en organisation ar att den kan fatta beslut som val motsvarar behoven sasom de kan overblickas vid beslutstillfallet. »Organisationen« kan darvid vara en individ, som beslutar att ta anstallning i ett foretag, en arbetargrupp, som beslutar att uppratta en produktionsnorm, ett foretag, som beslutar att investera i ctt nytt projekt. Kort sagt organisationen kan ha varierande storlek och besluten ka vara av olika kvalitet, rackvidd etc.²).

Vad är ett »rationeilt« beslut?

Tillvågagångssåttet vid beslutfattande, dvs forutsåttningarna for hur »rationeilt«
ett beslut kan bli, har varit foremål for en hel del teoretiska overvåganden, av vilka
det stora flertalet år betydligt aldre ån den moderna beslutsteorien.

Den vetenskapligt-rationella (klassiska) modellen forutsatter att ett beslut fattas i foljande (fortfarande starkt schematiserade) ordning: 1. problembeskrivning, 2. datainsamling, 3. klassificering, 4. analys, 5. metodinventering, 6. upprakning av handlingsalternativ, 7. vardering av alternativen, 8. beslut, 9. genomforande, 10. uppfoljning, aterrapportering och justering. (Nicolaidis liknar denna modell vid en bilfabrik med Hne-produktion, dar alltid de ratta delarna just strommar till vid den ratta stationen i det ratta ogonblicket.) Informationen om problemen, beslutsdata och handlingsalternativen forutsattes vara mycket god.

En annan beslutsmodell utgar frin olika regler och normer for bi'eende (sociala, religiosa, skramassiga, partipolitiska etc.): i en given situation bor en individ, en organisation handla pa ett bestamt satt. Beslutet ar »programmerat'< (som t. ex. en mobiliseringsorder).

En tredje beslutsmodell forutsatter att den som fattar ett beslut i forsta hand utgar fran en bedomning av de konsekvenser beslutet kan fa hos berorda individer och grupper. Beteendet och reaktionerna i anlcdning av beslut beskrives, mates och - om mojligt - forutsages. I praktiken kallas detta forfarande ofta »intuition«, »taktik«, »politik« etc.

---

2) Den moderna organisationsteorien beskrives bl. a. i Herbert A. Simon, Administrative Behavior, Macmillan Co., 2nd ed., 1957, James G. March and Herbert A. Simon, Organizations, Wiley, 1958, Mason Haire (ed.), Moderne Organization Theory, Wiley, 1959.

Ett praktiskt beslut torde sallan kunna inordnas enbart i en av dessa tre kategorier.
I regel ar alia tre komponenter av »rationalitet« narvarende i ett beslut.

Hur stämmer praktiken överens med teorierna?

Den moderna organisationsteorien ar som synes ganska komplex. (For tjugo ar sedan var bilden mycket klarare och enklare, med rutor och streck och med klara administrativa principer och regler.) Vad Nicolaidis gor ar att han ser efter hur praktiken stammer overens med teorien. I stort har namligen hittills saknats empiriska undersokningar. Det skall forutskickas, att kartlaggningen i huvudsak utforts inom den offentliga sektorn, dar beslut sa att saga fattas infor 6'ppen rida.

Studiens resultat torde emellertid i de allra fiesta avseenden kunna bekraftas inom den privata sektorn. (Det fortjanar att namnas att huvudmannen bakom den moderna organisationsteorien, Herb. A. Simon, gjort sina grundlaggande iakttagelser inom den offentliga sektorn, ja t. o. m. pa samma ort och stalle som Nicolaidis, dock for drygt tjugo ar sedan.)

Rationellt handlande

Nicolaidis finner stod for Simons teori, att den klassiska rationella beslutsmodellen av typen »the economic man« inte existerar. Ingen har tid eller mojlighet att inforskaffa den fullstandiga och objektiva information om forutsattningar, handlingsalternativ och konsekvenser, som forutsattes ligga till grand for ett »rationellt« beslut. A andra sidan tar den beslutande praktikern liansyn till en mangd faktorer, som the economic man aldrig skulle ha tankt pa: individers och gruppers motivationer, normer och traditioner, politik, maktforhallanden, personliga hansyn etc. Att befordra Svensson for att fa honom ur vagen ar inte ekonomisk rationellt, men i praktiken ibland en ratt vettig losning pi en flaskhalsproblem.

Simons tes ar, att administratoren arbetar med »tillfredsstallande« snarare an med »optimala« problemlosningar. Praktikern ar kanske annu mer benagen att snabbt ta fasta pa metoder for att fa undan symptom, an Simon val forestaller sig, nar han faster storre avseende vid problem-losnmgar an vid administrativa medel. Ej heller gor praktikern den atskillnad mellan fakta och varderingar, som forefaller Simon sa vasentlig. Istallet tenderar man att basera beslut pa en rad ratt begransade jamforelser t. ex. med snarlika fall och valja bland ett begransat antal handlingsalternativ.

Besluten paverkas av bade fakta, normer for beteenden och forvantade reaktioner. De forses ocksa ratt ofta med »motiv«, som forklarar, varfor man beslutat pa ett visst satt. (Ibland u r de verkliga motiven for beslutet helt andra an de uppgivna, t. ex. nar det galler att pi forhand bryta spetsen av vantad kritik i anledning av beslutet.)

Beslulens validitet - eller konsten att behaga de fiesta

Ett beslut bor ha avsedd effekt. Nicolaidis visar att det i sjalva verket galler att
sla flera flugor i en small, inte mindre an fem. Ett beslut ar »riktigt«

1. om det till en viss grad overensståmmer med den beslutandes personliga intres
sen, varden eller materiella standard,

2. om det år »gangbart« hos overordnade,
3. om det kan accepteras av berorda parter

4. om det verkar rimligt i det aktuella sammanhanget (beslutet sages ha »face
validity*), och slutligen

5. om det innefattar »rationaliseringsmojligheter« eller retrattvagar ifall resultaten
inte skulle bli de forvantade. (Att »rationalisera« innebar da att kunna bortforklara

Fempunktschemat hade troligen fatt ett annat utseende, om studien gjorts i privata
foretag.

Beslutsmodellen

Nicolaidis tinner inga patagliga belagg for den klassiska »maskinella« beslutsmodellen, (som liknats vid en line i en bilfabrik). Beslatsprocessen ar inte »linear«, den ioljer snarare cirklar, och liknar mycket mera en biokemisk mognadsprocess an en tillverkningslinc. Nicolaidis f inner tre element, som alltid ar narvarande i beslutssituationer: sokande efter losningar, forsok att eliminera osakerhetsfaktorer, si lingt det gar, samt forfattande av »beslutsskal« - oavset om detta sker i samband med beslutet eller senare.

Traditioner, imitation, »modernitet« och gangse praxis har stort inflytande pa det
satt, varpa besluten kommer till.

Ofullständig information

Beslut kan praktiskt taget aldrig baseras pa fullstandig information. Den beslutande ar oftast medveten om att hans informationskallor inte ar tillforlitliga eller opartiska. Han varderar informationen med hansyn till dessa brister. Det ar i denna varderingsprocess, som den beslutandes erfarenheter (eller »intuition«) har sin betydelse.

Nicolaidis finner att informationerna sallan foljer utmed organsationslinjerna, vilket forutsattes ske enligt aldre teorier. Daremot anser han sig kunna styrka kybernetikens huvudhypotes, att informationer utgor grundelementen i en organisation, och samma galler Simons asikt, att beslutforloppet ar den lampliga utgangspunkten for organisationsanalyser.

Informations- och beslutssystem ar intimt beroende av varandra, bida har manga dimensioner och ar »cirkulara« snarare an lineara. Pi samma satt som det informationsunderlag, som anvandes vid beslutfattande, bestir av en mer eller mindre komplex »konstellation av delinformationer« kan aven beslutet anses vara sammansatt av (eller slutstenen pi) en konstellation av delbeslut.

Administrativ politik - en mångsidig hjälpreda

Administratorernas uppfattningar om policy - Nicolaidis kartlade elva olika betraktelsesått - sammanfattas: policy år i princip en regel for handlandet, som syftar till att skapa relativt stabila forhållanden, stadga, enhetlighet och kontinuitet i en organisations verksamhet.3)

Han finner att politik anvåndes på minst sex olika sått

---

3) Jfr. Skriftlig organisationspolitik, Rapport från en arbetsgrupp inom SNS, Stock holm 1959.

1. som handlingsnorm
2. som kontrollnorm

3. som forenklad arbetsmetod

4. som orienteringspunkt i det dagliga rutinarbetet (som annars latt kan formorka
sikten mot organisationens mal)

j. som regulator for foretagets (ofta mangskiftande) kommunikationssystem

6. som flexibel lank mellan organisationens statiska och dynamiska element, dar
formella och informella inslag blandas med varandra istallet for att atskiljas
av vattentata skott.

Politiken ar enligt Nicolaidis' uppiattning bade anpassningsbar och stabil, bade dynamisk
och statisk. Om den ar nedskriven eller ej spelar for ovrigt mindre roll. Det
viisentliga ar att organisationens medlemmar kanner med sig att den finns dar.

Svenska studier pågår

Nicolaidis harmed sina analyser slagit en vardeiull bio mellan organisationsteorierna och den praktiska administrativa verkligheten. Vad man narmast onskar ar ett storre antal empiriska undersokningar av informations- och beslutssystem i konkurrerande organisationer, dar forloppen ar mera komplicerade och sker med storre snabbhet an i icke konkurrerande organisationsformer. Svarigheterna med dylika studier ligger inte enbart i de nyss antydda skillnaderna, utan aven i att konkurrens(och kostnads-) synpunkter forsvarar kartlaggningsarbetet i mycket hog grad. Vi far sannolikt annu en tid noja oss med denna i allt mycket vardefulla studie av myndigheters beslut. Aven Simons epokgivande teorier grundades pa iakttagelser i den offentliga fcirvaltningen.

Ett annat onskemal ar att man aven borde fa fram svenska studier av liknande slag. Det kan med viss tillfredsstallelse noteras att sadana pagar bade i offentliga och privata foretag. A andra sidan ar dock resurserna for svensk forskning pa. omrSdet mycket begransade.

Praktikern kan finna trost i att organisationsteorierna nu definitivt borjat narma
sig verkligheten, aven om de verkar en aning komplicerade, ja nastan lika invecklade
som verkligheten sjalv.