Rationalisering af handelsdokumenter.

Sveriges Allmånna Exportforening oprettede i 1955 en komité for undersøgelse af den siden den sidste verdenskrigs ophør svulmende strøm af attester, blanketter og formularer, som de statslige myndigheder og erhvervslivet i stadigt stærkt stigende takt fostrede.

En sådan komité skulle underkaste hele dokumentbjerget en kritisk revision, dels for at fastslå hvilke af disse papirer, der faktisk var påkrævede for næringslivets normale funktion og afskaffe alle åbenbart nytteløse formularer, dels for at udforme et nøgternt og effektivt mønster, hvorefter de overlevende blanketter skulle opbygges.

Inspireret af denne svenske ide nedsattes pa Industriraadets initiativ i foraret 1957 en tilsvarende komite under betegnelsen »Hovedkomiteen for rationalisering og standardisering af eksportdokumenter« med direktor Einar Christensen som formand, - som man altsa kan se: oprindeligt med det formal at sage gennemfart en simplificering alene af eksportdokumenter²).

Nogle måneder forinden etablerede Norges Exportråd og først hen på efteråret 1958
Finlands Utrikeshandelsforbund ganske parallelle komitéer.

Til Hovedkomitéens kommissorium hørte først og fremmest at danne sig et overblik over den dokumentmasse, som i årenes løb var sat i cirkulation, og som blev anset for ikke blot at være nyttige, men endog nødvendige, papirer for gennemførelse af en eksportforsendelse.

Karakteristisk for naesten alle indsamlede formularer var, at de var trykt i alle teenkelige formater fra fodboldplakat- til visitkortsterrelse, pa papirfarver og med farvet tryk i en spraglet mangfoldighed og isaer praeget af en uigennemtsenkt eller usystematisk placeret tekst. Denne revision viste, at en betragtelig maengde af disse attester var i bedste fald uhensigtsmasssige, i vaerre tilfaelde tids- og udgiftskraevende omsveb til lige irritation for det udfyldende erhverv og den kontrollerende statsinstans.

---

1) Kontorchef, cand. jur., Industriraadets Eksportbureau.

2) I Danmark fik Hovedkomiteen falgende sammensaetning: Assurander-Societetets Komite, Danmarks Rederiforening, Dansk Speditorforening, Dansk Standardiseringsrad, Danske Bankers Fasllesreprasentation, Handelsministeriets licenskontor, Finansministerieta departement for told- og forbrugsafgifter, Grosserer-Societetets Komite, Industriraadet, Landbrugsradet, Provinshandelskammeret, Kobenhavns Frihavns-Aktieselskab og Scandinavian Airlines System, senere suppleret med repraesentation for Ministeriet for offentlige arbejder. - Af denne kreds dannedes straks et mindre udvalg, kaldet Arbejdskomiteen, med direktor Henrik Lehman som formand. Endeligt opstod i efteraret 1957 et sakaldt »permanent sekretariat«, bestaende af konnossementspecialisten, skibsm^gler Gorm Jensen, Det forenede Dampskibs-Selskab, som repraesentant for Danmarks Rederiforening og Hovedkomiteens delegerede samt komiteernes blankettekniske konsulent, prokurist Kai B. Olsen, A/S Nyholm & Fredcriksen, som repraesentant for Dansk Standardiseringsr&d, og mig som komiteernes sekretaer.

En analyse af det danske toldva=sens blankettyper godtgjorde saledes, at det hidtil
forlangte antal blanketter i forbindelse med en eksportekspedition kunne reduceres fra
23 til 5 attester.

En tilsvarende analyse af Fiskeriministeriets attestsamling medforte en ganske parallel
reduktion til en fjerdedel af det hidtidige antal.

Deter derfor ikke alene Hovedkomiteens hensigt at kvsele eksportrutinens abenbart
overfladige papirer, men ogsa - om muligt - at overvige, at der heller ikke i den
fremtidige udvikling opstar sadanne indholdslose blanketter.

Hovedproblemet var - og er - imidlertid ikke denne revision og reduktion, hvor velbegrundet den end matte forekomme, men langt mere det positive at konstruere et faellessystem for alle de ved en dansk eksportforsendelse kraevede dokumenter, hvis tal i enkelte svasrere tilfaelde har kunnet lobe op til 70 a 80 stk.

Udgangspunktet var at kassere naesten alle tidligere anvendte blanket-storrelser og ga ind for det nu naesten overalt herhjemme og i store kredse indenfor international handel og administration indforte metriske standardformat A4, der er 210X297 mm. Det metriske standardformat er da ogsa benyttet ved udformningen af de ferste tretten blanketter, der idag er de mest anvendte i dansk udenrigshandel og som er gengivet i den Rapport, som Hovedkomiteen i juli mined 1959 offentliggjorde som »Rationalisering og standardisering af eksportdokumenter, En dansk losning, Forslag til Dansk Standard*.

Rapportens tekst og illustrationer beskriver det tilgrundliggende system for den danske losning, nemlig hvorledes blanketfladen logisk kan opdeles saledes, at alle generelle oplysninger, det vil sige sadanne, som forekommer pa alle eller en flerhcd af de benyttede papirer, ikke alene fremkommer i samme raekkefelge, men ogsa pa nejagtigt samme plads i de enkelte blanketter; det drejer sig blandt andre om oplysninger som modtager, skibsnavn, lastehavn, lossehavn, varespecifikation m. m.

Omvendt anfores alle for et enkelt dokument individuelle oplysninger pa blanketfladens nederste del. Herved skulle det muliggores, at samtlige blanketter for den generelle teksts vedkommende kan udfyldes ved mangfoldiggerelse i stedet for - som hidt'l - ved en lang raekke individuelle udskrivninger med gentagen anforelse af de stereotype faellesoplysninger.

Fordelene ved udfyldning i een operation er umiddelbart indlysende: Der spares ved samskrivning en betragtelig masngde tid og arbejde ved virksomhedernes skrivemaskiner — man regner idag med en besparelse fra 70 til 80 % af den hidtil medg&ede udfyldningstid; fejlmulighederne reduceres betydeligt, idet kontrol alene af originalen vil vaere tilstraekkelig til at sikre sig, at samtlige attester, der udfyldes pa grundlag af originalen - som direkte aftryk af denne - alle vil vaere korrekt udfyldte med den feelles tekst; der kan anvendes mindre alsidigt uddannet og derved mindre lennet personale til fremtidigt at reproducere de efteriolgende papirer pa grundlag af den een gang kontrollerede original, som vi i blanketterminologien for letheds skyld kalder moderdokumentet eller »master«; det mi understreges, at det knsesatte gennemskrivningsprincip har taget hensyn til, at bade eksportvirksomheder og speditorer rider over forskelligt teknisk kontorudstyr - enkelte handelsvirksomheder endog over et ret nedtorftigt kontorudstyr - der imidlertid er tilstraskkeligt til at kunne fa del i systemets fordele.

Anvendelsen af carbon er den enkleste, men medforer, at teksten ma udskrives i tic
eller fire omgange for at fi det nodvendige antal blanketter udfyldt; men selv denne
anvendelse vil betyde en arbejdsforenkling.

Ved spritduplikering, som sikkert bliver fremtidens hyppigst anvendte metode, vil det
vEere muligt at afdsekke storre eller mindre dele af teksten og endvidere indsaette ny
tekst.

En tredie mangfoldiggßrelsesmetode er antomatiske kodebandsskrivemaskiner, der vil vaere nyttige for firmaer med mange eksportsendinger. Her anvendes ingen master som ved spritduplikering, men kodeband, der automatisk hulles ved konnossementets udskrivning. Der opnas her betydelige hastigheder, idet kodebandet senere kan indsrettcs i en automatisk skrivemaskine, der herefter udskriver de forskellige blanketter med den hullede tekst i en fart af ca. 100 ord i minuttet. Deter muligt at indhulle forskellige koder i kodebandet, saledes at skrivningen automatisk stopper pi forudbestemte steder, hvorefter operatoren kan indskrive individuelle tekster, ligesom man med kodebandet kan indkode overspringninger af enkelte tekster, der ikke anskes anbragt pa samtlige attester.

I denne forbindelse vil jeg gare nogle bemasrkninger om ensartede skriveregler, d. v. s. at alle blanketter o. lign udfyldes efter de samme principper og pa basis af de samme regler. Disse skriveregler bar farst og fremmest baseres pa en bestemt form for systematisk maskinskrivning, og her har man en god hjselp i, at blanketterne er udformet efter dansk standard. Saledes kan man indstille skrivemaskinen til standardleibulering med en tast indstillelig tabulator, der ikke steal sendrcs, rordi man skitter blanketter under skrivningen, og yderligere er linieafstanden reguleret, saledes at den passer med liniehajden pa de fleste her i landet anvendte skrivemaskiner.

I sammenhasng hermed star spergsmalet om papirfarve. Normalt anvendes hvidt papir i gramvaegt fra 50-80 g/m², varierende efter dokumenternes karakter og betydning, og glittet, saledes, at der kan duplikeres med spritduplikator. Dokumenter, der skal forsendes ad luftvejen, bor selvsagt fremstilles pi sa tynde og samtidigt si stasrke papirkvaliteter som muligt. - Er der sasrlige opmaerksomhedskrav at respektere, kan kulort papir anvendes som tilfeeldet er for toldangivelser og ladesedler. Anvender man imidlertid mange forskelligfarvede blanketter i flaeng, kan man svaekke opmaerksomhedsvaerdien for de blanketter, som har saerlig opmaerksomhed behov.

Blanketterne trykkes med sort eller blanketgran trykfarve, der anbefales af hensyn
til den derved opstaede kontrast mellem den fortrykte tekst og udfyldningsteksten.

Kun blanketter til extern anvendelse er behandlede; dette betyder, at denned -med enkelte undtagelser - som udgangspunkt kun er medtaget sldanne, som normalt forlanges af autoriteterne, transportselskaberne o. L, altsi sidanne attester, pi hvis udformning det enkelte firma normalt ingen inflydelse har.

Man valgte konnossementet til at vsere det moderdokument eller »master«. efter
hvis udformning alle de ovrige papirer blev opstillede.

De i rapporten viste konnossementer fra DFDS og 0K bekrsfter de danske ruterederiers opfattelse af, hvordan det ideelle liniekonnossement bar vaere, nir der skal tages saerligt hensyn til dets udseende og ikke mindst til dets praktiske anvendelighed 1 alle farter og med saerligt henblik pa senere international standardisering.

PI konnossementerne er blanketfladens opdeling demonstreret; opdelingen har i praksis bekrasftet, at mulighederne for forkert udfyldning herved er afgorende begraenset, idet rubrikker, der kraever samme oplysning, anbringes pi samme plads pi alle f'l systemet horende blanketter.

Blanketterne, som Hovedkomitéens rapport beskæftiger sig med, er foruden konnossementerne,et
oprindelsescertifikat, der som bekendt udstedes af toldmyndighederne
°S især af hovederhvervsorganisationerne, en simdhedsattest, der er udarbejdet i samradmed

radmedLandbrugsradet og Veterinaerdirektoratet, og en raekke ladesedler, der nu er fselles for alle danske rederier. Ladesedlerne er udarbejdede i 3 blankettyper, for henholdsvis almindeligt stykgods, kolerumsgods og frysegods. De her foreliggende rationaliserede ladesedler kan iavrigt anvendes bade som ladeseddel, folgcseddel, Dockreceiptog styrmandskvittering (Mate's receipt) o. s. v.

Endvidere omfatter rapporten forsikringsanmeldelsen, erklcering til oprindelsescertfikatet
samt udgaende toldangivelse, som man vil se, i gul, gron, rod og bla udforelse
efter deres saerlige funktioner.

Udviklingen i det internationale samarbejde, isasr oprettelsen af Den europasiskc Frihandelssammenslutning, hvis syv medlemsstater: Danmark, Norge, Portugal, Schweiz, Storbritannien, Sverige og ostrig fra 1. juli 1960 har gennemfert den farste indbyrdes toldnedssettelse, har medfort indforelsen af et sserligt EFTA-oprindelsesdokument, hvori det bekreeftes over for toldvassenet i importlandet, at varerne er forsendt fra en anden medlemsstats territorium, og at varerne har oprindelse i frihandelsomradct efter de herom gaeldende regler.

I forbindelse med dannelsen af frihandelssammenslutningen fremkom fra dansk side udkast til fire blanketter til oprindelsescertifikat, som pa flere droftelser i Stockholm og Wien efterhanden enstemmigt blev godtaget af de 6 andre medlemsstater, og som integrerende bilag blev optaget i konventionsteksten.

Det har for Danmark, som i denne sag ejendommeligt nok er blevet vejledende overfor Europas lande, veeret en stotte, at kampen for let forstaelige og let anvendelige handelsdokumenter er indledet pa et tidspunkt, hvor hele den vestlige verden tynges under syndfloder af formularer uden fornoden kontorbistand til at ekspedere dem. Deter ogsa en forbundsfelle ved princippets vandring gennem landene, at Danmark og England - maske endnu flere europsiske lande - nu star foran tilslutning til en storre europansk markedsdannelse ved indtraeden i Det europseiske faellesmarked, der kan byde dansk erhvervsliv i almindelighed og eksporterhvervet i sserdeleshed vanskeligere vilkar pa en raskke omr&der, og hvor derfor enhver dygtig eksportmedarbejder ma frigores fra uproduktivt blanketslid og kastes ind i storre produktion og produktivitet, i at skabe vrerdier frem for at fylde blanketter ud.

Til slut bor fremhasves, at den skandinaviske pionerindsats har pakaldt en overvaeldende intereuropseisk interesse og i disse maneder draftes savel i »International Chamber of Shipping* i London som i »International Chamber of Commerce* i Paris, men ganske sserligt om kort tid for tredie gang er til debat i »De Forenede Nationer«'s okonomiske kommission for Europa, ECE, som i Geneve har etableret en arbejdsgruppe for rationalisering og forenkling af den nationale og internationale handels vigtigste dokumenter.

Arbejdsgruppen, hvori ogsa Danmark er reprsesenteret, skal i &r navnligt beskseftige
sig med konnossementet, toldangivelsen, jernbane-, luft-, landevejs- og postfragtbrevet.

Deter min overbevisning, at ECE's specialgruppe i lobet af et par ar vil have opnaet et hensigtsmsessigt faellesresultat, der ligger sa taet op mod de nordiske landes fa;lleslosning, at kun en mindre justering vil vasre fornoden for at bringe de i Skandinavien nu kurserende blanketter i overensstemmelse med det europaiske fasllesresultat, som arbejdsgruppen tilstrseber. I dette samarbejde er det en saerlig nodvendig forudsa;tning, at nationale fordomme og traditionelle synspunkter viger for den sunde fornuft.