Samtalerne mellem udvalgte stillingssøgende og repræsentanter for
personalesøgende firmaer er en af de faktorer, som indgår i ansøgervurderingen
- og en meget vigtig faktor.

Set fra ansøgerens side kan en ansættelsessamtale på 30 minutter blive afgørende for den fremtidige erhvervsmæssige udfoldelse og dermed også for den øvrige livsform. Dog går mange ansøgere til ansættelsessamtalen uden forberedelse eller idé om. hvad der bør gøres eller siges, hvorved samtalen kan blive afslutningen på kontakten på flere måder. På samme måde som selve ansøgningen må fremtræde som en fuldgyldig repræsentant for ansøgeren såvel i form som indhold, må de udvalgte ansøgere forberede fremtræden og udtalelser, så ansættelsessamtalen i størst muligt omfang bliver af gennemført informativ karakter for begge parter.

Set fra firmaets side betyder ansættelsen af den rigtige medarbejder til en vigtigere stilling mere for virksomheden end mange daglige problemers løsning. Og gælder ansættelsen en stilling på lavere niveau, kan ansættelsen være spiren til virksomhedens fremtidige dækning af lederposten. Det er ikke nok, at intervieweren får et indtryk af ansøgeren, men at han får det rigtige indtryk, og at ansøgeren får de oplysninger, som han har krav på, og som det må være i virksomhedens interesse at give ham.

Samtalen må være planlagt i forvejen, og der må forberedes en bestemt linie, så samtalen bliver gensidig positiv. Men mange ansættelsessamtaler gennemføres usystematisk og hertil kommer, at samtalerne ofte placeres hastigt mellem varetagelsen af andre opgaver.

---

1) Lcktor. statsauturiseret revisor, Regnskabs- og- organisationsinstitutttt. Handclshnjskolen i Arhus.

Alle vil flere gange under deres karriere være den pladssøgende part i samtalen, og mange vil ofte være eller blive den anden part i samtalen. Parternes indstilling og væremåde såvel som samtalens forløb vil være og skal være afhængig af de implicerede personer og den aktuelle stillingsdækning, men der vil kunne opstilles retningslinier for og regler om forskellige forhold, som der vil være at tage hensyn til under sådanne samtaler, hvis bedst muligt resultat skal søges opnået.

Sådanne retningslinier og regler, der baseres på studier af emnet, må altså opfattes på samme måde som et budget, det kan og bør afviges efter forholdene. På den anden side må afvigelser forudsætte overvejelser over og afgørelse af, om andre metoder har fortrin i det aktuelle tilfælde. De anførte forhold vil være forskellige for intervieweren og ansøgeren, hvorfor der, som artiklens titel angiver, bliver to sider at betragte samtalerne fra, og det synes i denne forbindelse naturligt først at omtale forholdene fra interviewerens side.

I. - Ansættelsessamtalen - fra interviewerens side.

Samtalen har til formål at give information til begge parter, og herunder skal intervieweren fremskaffe forskellige oplysninger om ansøgeren, som ikke fremgår af ansøgning, bilag og referencer, herunder ansøgerens udseende, mundtlige fremstillingsevne, optræden og andre personlige indtryk, der omfatter forhold som:

1) Indstilling til

a) andre personer og persongrupper
(bl. a. tidligere over- og underordnede)

b) arbejde af forskellig karakter

c) aflønning og arbejdsforhold.

2) Ansvars- og lederevner.

3) Samarbejds- og gruppeindlevelse.

4) Selvkontrol og selvkritik.

5) Humoristisk sans, loyalitet, præcision.

6) Helbredsforhold.

7) Fremtidsplaner.

Fra opgivne referencer vil flere af disse forhold tilsyneladende være belyst, men der kan altid siges noget godt om en person, og det negative oplyses ikke. Det er interviewerens opgave at søge udtalelserne underbygget og suppleret gennem egne indtryk.

I det konkrete tilfælde søges en person til en bestemt stilling, og det gælder om at finde den rette person til denne stilling under hensyntagen til, at det også er den rette stilling for denne person. En forudsætning for opfyldelsen heraf må være, at der foreligger en klar oversigt over stillingens arbejdsområde og de krav, som stillingens udfyldelse kræver dækket. En sådan oversigt kan for en mellemstilling udarbejdes således:

Stillingsspecif ikation:

Afdeling: Salg

— Stilling: 1. salgsassistent.

Arbejdsfunktioner:

Modtagelse af kundeordrer pr. telefon
- skriftlige kundeordrer
Ledelse af udskrivning af ekspeditionssedler
Registrering af restordrer
Udarbejdelse af salgsstatistik
Kontrol af fakturaudskrivning
Udarbejdelse af forslag til salgsbreve
Fremvisning af virksomheden

Stillingens krav:

Fagkundskab:

Rutine i optagelse af telefonordrer
i udskrivning af blanketter
Kendskab til statistikarbejde
— maskinskrivning
Varekundskab

Skoleuddannelse:

Realeksamen
Nogen handelsteoretisk uddannelse

Ordenssans:

Omhyggelighed og akkuratesse

Samarbejdsevne: udviklet

Ansvar: Ret omfattende

Personlige egenskaber: Høflig, beleven.

Lønskala: 1000-1200 kr. pr. måned

Stillingsspecifikationen vil forud for samtalerne med de udvalgte ansøgere
kunne danne grundlag for en foreløbig klassifikation af ansøgerne
i 3 grupper:

1. Ansogere som daekker stillingens krav.

2. - som daekker de vigtigste krav.

3. - som ikke kommer i betragtning.

Grupperingen foretages i forbindelse med en klassifikationsangivelse
på en ansøgningsoversigt, der også omfatter kolonner for indgangsdato,
navn m. m.

En fornyet gennemlæsning af ansøgningen med bilag bør sammen med stillingsspecifikationen og eventuelle andre oplysninger danne grundlaget for ansættelsessamtalen, der bør gennemføres efter følgende retningslinier:

1. Afsaet tilstraekkelig tid. Der ma beregnes V2 til % time til hver samtale, og nar der ellers ofte anvendes flere timer til samtaler om f. eks. anskaffelse af inventargenstande til kr. 5000,-, synes det naturligt at afse mindst ovennaevnte tid, nar der skal engageres en medarbejder, som koster mere end dette belob i arbejdsudgift hvert ar.

2. Modtag ansøgeren venligt og uformelt. Ansøgeren er ikke en underordnet,
men en gæst, der stiller sin person og sine personlige
forhold til bedømmelse.

3. Start med et afspændingsemne. Ansøgeren befinder sig ien spændingssituation, og intervieweren må bevidst afspænde atmosfæren, da han ellers ikke kan få det rigtige indtryk af ansøgerens normale optræden og tankegang.

4. Giv ansegeren lejlighed til at tale ud. Stil direkte spergsmal, men vis mere interesse for svarene, thi spergsmalene skal kun lede samtalens forlob. Undga spargsmal, som kan besvares med ja eller nej. Begynd sporgsmalene med hvornar, hvorfor, hvordan, idet der tages hensyn til, at ansacttelsessamtalen i sterst muligt omfang skal forme sig som en samtale. Dette forhindrer en fortsat udpumpning af ansegeren, si denne fir indtryk af at befinde sig i en situation, som om han var i politiforher. Lad ansegeren tale ud og fortaelle om sig selv i den form, som falder ham naturligt og lad ham ga i detailler, sa lsenge linien holdes.

5. Lad ansogeren sporge. Led senere samtalen hen pa at bringe de oplysninger om firmaet og stillingsspecifikationen, som ansogeren ber erholde, men led samtalen, sa ansogeren sporger. Sporgsmalene vil ofte give svar pa meget om ansegerens person.

6. Slut samtalen med at skabe goodwill. Kun en enkelt af ansegerne bliver ansat i virksomheden, men nogle af de ovrige bliver maske senere ansat i firmaer, som er eller bliver kunder, eller ansogerne bliver selvstasndige. og anscettelsessamtalens forlob huskes mange ar fremefter.

Det er de færreste, der senere vil være i stand til helt sikkert at huske alle de indtryk, som man får under en samtale af denne art, og det er derfor vigtigt at centrale punkter bliver klart opnoteret. Der lægges vægt på forskellige forhold for ansøgere til forskellige stillinger, men der vil alligevel kunne udarbejdes og anvendes en ensartet blanket, der straks efter samtalen udfyldes med oplysninger og indtryk fra samtalen. En sådan blanket kan udformes således:

Har intervieweren en medmenneskelig indstilling og talt under Ils af tiden i et venligt sprog, der er afpasset efter ansøgerens uddannelse og faglige baggrund, er yderligere forudsætninger for et positivt resultat til stede.

II. Ansættelsessamtalen - fra ansøgerens side

De ansøgere, som indkaldes til en samtale, har store chancer for at opnå den søgte stilling, og ansættelsessamtalen er at opfatte som grundlaget for den endelige udvælgelse. Derfor må ansøgeren forberede samtalen i den udstrækning, som dette er muligt.

Såvel af hensyn til ansættelsessamtalen som til stillingsinteressen må der gennem håndbøger og forespørgsler uden for virksomheden skaffes en del oplysninger om virksomheden, dens organisation og ledelse. Ansøgeren må vide, hvad virksomheden fremstiller eller forhandler. Hvordan den er placeret i konkurrencen med andre virksomheder i branchen, hvis konjunkturforløb naturligt også har afgørende interesse for en ansøger på blot et nogenlunde højt stillingsniveau.

Planlæg at møde i god tid før det fastsatte tidspunkt, så en mulig forsinkelse undervejs ikke bevirker forsinket eller forpustet ankomst. Forsinket fremmøde vil blive betragtet som manglende punktlighed og gøre en ansættelsessamtale mindre aktuel. Klædedragten bør være konservativ moderne, det er ikke et selskab eller en sportskamp, der forestår.

Ansøgeren må møde interviewerens fremstrakte hånd med et fast, men ikke hårdt håndtryk og bevare et tillidvækkende udtryk, selv om interviewerens håndtryk skulle være slattent og føles uæstetisk, hvad intervieweren formentlig ikke selv tænker over.

Under samtalen må ansøgeren så vidt muligt udvise en utvungen fremtræden uden på nogen måde at virke frisk eller charmerende, hvilket kan være en fordel i et selskab eller under en firmaudflugt, men det er normalt ikke den type, som direkte søges til partner eller medarbejder.

Ansættelsessamtalens forløb kan ikke på forhånd opgøres, og den bedste fører under en positiv ansættelsessamtale må være ansøgerens naturlige reaktioner og svar. Dog vil forberedelse og overvejelser vedrørende samtalens forløb være en stor hjælp for ansøgeren, og til denne forberedelse anføres følgende punkter til overvejelse:

1. Vær indstillet på straks i starten at skulle besvare overraskende
spørgsmål som:

a) Fortæl om Dem selv og Deres fremtidsplaner.

b) Har De særlige grunde til at ønske engagement i vort firma?

Hvis De mener, at sådanne spørgsmål let kan besvares, så prøv alligevel
for Dem selv i forvejen.

2. Felg intervieweren i hans samtaleledelse og tal ikke mere end
nodvendigt. Sporg hellere, om intervieweren har andre spergsmal
til Dem.

3. Vaer forberedt pa personlige spergsmal som:

a) Hvordan er Deres familieforhold?

b) Hvad er Deres faders erhverv?

4. Tal aldrig ondt, kritiserende eller nedladende om tidligere overeller

5. Vaer indstillet pa, at intervieweren stiller Dem spergsmal om:

a) politik.

b) religion.

c) ekonomi.

Selv om politisk anskuelse og religion normalt er en privatsag, og ansaettelses- og arbejdsforhold i den vestlige verden ikke burde vaere afhaengig af politisk tankegang, ma De vaere forberedt pa sporgsmal herom og forberede Deres svar. Og det vil i erhvervsforhold vaere naturligt at soge oplysning om Deres ekonomiske tankegang og privatekonomiske forhold.

6. Se intervieweren i ejnene og bevar et interesseret udtryk. Smil,
nar der er anledning hertil.

7. Lad ikke Deres haender give udtryk for nervositet, men placer
dem i skodet og lad dem blive der, hvis de ikke naturligt kan placeres
andre steder.

8. Gor Dem klart, at intevieweren ikke har kendskab til de af Deres
positive sider, som han ikke er eller bliver gjort opmaerksom pa.
Fremfer dog kun fordele i forbindelse med konkrete forhold.

9. Giv udtryk for, at De ved. hvad De vil - også med hensyn til lønkrav. Men De søger en konkret stilling, og det er stillingens arbejdsmæssige dækning og ikke personen som sådan, der skal aflønnes. Vær derfor klar over, hvad en sådan stilling normalt aflønnes med på arbejdsmarkedet, og om De mener at kunne opfylde de arbejdsmæssige krav fuldt ud.

10. Stil nogle spørgsmål om firmaet og den søgte stilling. Forbered
nogle spørgsmål, som giver udtryk for Deres interesse for virksomheden
og dens organisation.

11. Hvis De har indtryk af, at Deres chancer for ansættelse vokser
under samtalen, så vis det ikke for direkte, da Deres indtryk kan
skyldes interviewteknik.

12. Va^r indstillet på, at De bliver spurgt om sportslige- og hobbyinteresser
såvel som Deres tilhørsforhold til klubber og foreninger.

De anførte retningslinier, der ikke fremføres som fuldstændige, giver formentlig grundlag for opfattelsen af, at omhyggelig forberedelse til ansættelsessamtaler forbedrer mulighederne for den ansættelse, som ansøgningen har givet udtryk for, at ansøgeren gerne vil opnå. Men - mange ansøgere taler sig først ind i stillingen for bagefter at tale sig ud igen.