Ledelse og Erhvervsøkonomi/Handelsvidenskabeligt Tidsskrift/Erhvervsøkonomisk Tidsskrift, Bind 8 (1944)Hovedpunkter af den regnskabsmæssige Forretningsgang i en Forlagsvirksomhed.Gunnar Jørgensen 1) I. Indledende Bemærkninger.Den regnskabsmæssige Forretningsgang i en Forlagsvirksomhed kan siges at omfatte to Dele. Den ene beskæftiger sig med Regnskabet, med Beholdningerne af Penge og Pengerepræsentativer, Mellemværendet med Debitorer og Kreditorer, Administrationsomkostninger etc. Den anden omfatter de for en Forlagsvirksomhed karakteristiske Forhold, saasom Regnskabet med Fremstillingen af Bøger, Mellemværendet med Forfattere og Kommissionsskriftejere, Lagerregnskabet og Afregningen af Forfatterhonorar. Det er denne sidste, der i det efterfølgende skal gives en kortfattet Fremstilling af; men forinden vil det sikkert være praktisk at redegøre for det Grundlag, Bøgernes Fremstilling, Salg og Afregning hviler paa. Et Forlag skaffer sig almindeligvis Bøger paa to Maader. Dels ved at købe Manuskripter af Forfattere eller erhverve Oversættelsesretten til udenlandske Bøger og fremstille Bøgerne for egen Regning og Risiko; disse Bøger kaldes Forlagsartikler. Dels ved at fremstille Bøger for fremmed Regning, f. Eks. Doktordisputatser, Festskrifter o. 1.; disse Bøger kaldes Kommissionsskrifter. For
Forlagsartiklerne betaler Forlaget Forfatterne et
nærmere aftalt Skal et Forlag
fremstille en Bog for fremmed Regning — det kan
1) Hovedbogholder, H. D. Side 52
missionsskriftejerenogForlaget opstaa et økonomisk Mellemværende, som vil være nærmere fastsat i en Kontrakt. I denne vil da være angivet Tilbudssummen eller ogsaa, at Forlaget skal have godtgjort de faktisk afholdte Udgifter plus f. Eks. 10 Procent for sin Ulejlighed. Skal Bogen efter Fremstillingen sælges gennem Boghandelen, tager Forlaget Bogen i Kommission, og Kontrakten vil da bl. a. indeholde Angivelse af Bogens Bogladepris samt hvor meget Forlaget skal afregnetil Kommissionsskriftejeren for de solgte Eksemplarer. Noget tilsvarende gælder, naar Forlaget modtager en Bog, hvis Fremstilling Ejeren selv har ladet besørge, til Salg i Kommission. Forlaget sælger
Bøgerne til Boghandlerne paa 3 Maader: 1) pr. Kontant,
2) paa Kredit i fast
Regning (betales fire Gange aarlig), 3) i Kommission,
ogsaa kaldet a Conditions-Salg (afregnes og De to første Salgsmaader svarer i det store og hele til det almindeligt kendte Kontant- og Kreditsalg i Handelsvirksomheder og skal derfor ikke nærmere omtales. A Conditions-Salget vil blive nærmere behandlet senere. II. Den regnskabsmæssige Forretningsgang.Fremstillingskonto.a) Forlagsartikler. De til Fremstillingen af en Bog medgaaende Udgifter til Papir, Trykning, Glicheer etc., Tegner- og Oversætterhonorar samt Reklame debiteres paa henholdsvis Fremstillingskonto, Honorarkonto og Reklamekonto. (Se Kontoskitsen Fig. 1). Til disse Konti
hører en Specifikation, hvor hver Bog har sin Konto,
Til en Bogs Fremstillingsudgifter hører ogsaa Honoraret til Forfatteren, men da dets regnskabsmæssige Behandling er noget mere kompliceret, paa Grund af de forskellige Maader det afregnes og udbetales paa, er det behandlet i et senere Afsnit for ikke at gøre Redegørelsen for Fremstillingskontoen uoverskuelig. Naar samtlige Fremstillingsudgifter for de færdiggjorte Bøger er overført til Konto for Forlagsartikler, vil Saldoen paa Fremstillings-, Honorar- og Reklamekonto repræsentere Værdien af Bøger under Udgivelse og blive optaget i Status som et Aktiv. Side 53
![]() Fig. 1. Konto for
Forlagsartikler vil i Aarets Løb omfatte
Fremstillingsprisen b) Kommissionsskrifter. Drejer det sig om Fremstilling af et Kommissionsskrift, er Fremgangsmaaden ved Fremstillingsregnskabet i og for sig ganske den samme som ved Forlagsartikler; blot debiter es Kommissionsskriftejeren for den fremstillede Bog. (Se Kontoskitsen Fig. 2). Sker Fremstillingen af Bogen i Henhold til forud afgivet Tilbud, debiteres Kommissionsskriftejeren, naar Bogen er færdig, for Tilbudssummen.Fremstillingskontoen krediteres for Fremstillingsprisen, og Differencen mellem disse to Summer — der udgør Forlagets Fortjeneste— krediteres »Konto for Avance paa Fremstilling af Bøger Side 54
![]() Fig. 2. for fremmed
Regning«. Skal Bogen betales ifølge Regning plus et
Det vil af det ovenfor nævnte fremgaa, at Fremstillingskontoen stadig holdes »ren«, idet den kun krediteres for den egentlige Fremstillingspris. Fortjenesten fremkommer paa »Konto for Avance paa Fremstilling af Bøger for fremmed Regning«, der indgaar i Driftsregnskabet som Indtægt. Selv om Forlaget pr. Statusdagen har et Kommissionsskrift i Arbejde, vil den her nævnte Fremgangsmaade ikke virke forstyrrende ind paa Opgørelsen, idet de Udlæg, der er afholdt, vil blive optaget som et Aktiv.1) Lagerregnskab.a) Forlagsartikler. Efterhaanden som de færdige Bøger afleveres til Forlagets Lager, noteres de i Lagerregnskabet. Dette føres kun i Antal og adskiller sig i Princippet ikke fra de Lagerregnskaber, der føres i almindelige Handels- og Industrivirksomheder, og skal derfor ikke nærmere omtales. b) Kommissionsskrifter. Naar et Kommissionsskrift er færdigfremstillet,og Mellemværendet med Kommissionsskriftejeren er afviklet, kan denne enten selv disponere over Oplaget eller overlade Forlaget det i Kommission til Salg gennem Boghandelen. Som Regel vil det 1) Om dette Aktiv kan ganske vist siges, at det foruden at repræsentere et Udlæg for Kommissionsskriftejerens Regning ogsaa kan indeholde en Fortjeneste til Forlaget; enten en forholdsmæssig Andel af Fortjenesten ved Tilbudsarbejder eller ogsaa 10 o/o af de hidtil afholdte Udgifter ved Fremstilling efter Regning. Det maa bero paa et Skøn, om man vil tage en Del af Fortjenesten til Indtægt ved Aarsafslutningen, eller om man vil vente, til Bogen er færdig, og da lade det paagældende Aar faa hele Fortjenesten. Side 55
være saaledes, at Kommissionsskriftejeren selv disponerer over en Del af Oplaget, medens en Del bringes i Handelen gennem Boghandlerne.Som Følge heraf vil der opstaa et nyt Regnskabsforhold mellem Forlaget og Kommissionsskriftejeren for den Del af Oplaget, der skal sælges fra Forlaget. Der vil da være Grund til at give en nærmere Redegørelse for den regnskabsmæssige Behandling af Lageret af Kommissionsskrifter og af Mellemværendet med Kommissionsskriftejeren. Dette Forhold er nærmest at betragte som et Konsignationsforhold og adskiller sig saaledes en Del fra det i Handelsvirksomheder almindeligt forekommende I en
Forlagsvirksomhed kan man almindeligvis gaa to Veje i et
1) Ved Modtagelsen af Kommissionsskriftet sker der ingen Postering i selve Bogholderiet. Derimod noteres i Lagerregnskabet det modtagne Antal Eksemplarer som indgaaet. Ved Aarets Afslutning konstateres Salget som Differencen mellem det modtagne Antal og Beholdningen ultimo under Hensyntagen til udleverede Frieksemplarer. Det solgte Antal multipliceret med Bogens Afregningspris udgør da Forlagets »Indkøbspris« for solgte Kommissionsskrifter og posteres som vist i nedenstaaende Kontoskitse (Fig. 3). Afregningsbeløbet opføres i Status som Passiv (antecipativ Udgift) og udgør i Driftsregnskabet en Del af Posten »Indkøbspris for solgte Varer«. Eksempel: Den lU
modtages 100 Ekspl. til Udsalgspris Kr. 10,— og
![]() Fig. 3. ') Fungerer allsaa som en Slags Varekøbskonto. Side 56
For mindre Forlags Vedkommende vil den her viste Fremgangsmaade sikkert være den mest almindeligt anvendte og kan vel ogsaa siges at tilfredsstille de mest nødvendige regnskabsmæssige Krav. Der er dog den ret væsentlige Mangel ved den, at der ikke i Status gives Udtryk for, hvor stor en Beholdning Forlaget ligger med af Kommissionsskrifter. Lagerbeholdningen ultimo af Kommissionsskrifter indgaar ikke i den Lagerbeholdning, som figurerer i Forlagets Status, idet denne kun omfatter Forlagsartikler. Denne Mangel kan selvfølgelig afhjælpes paa den Maade, at man ved Status udregner Lagerværdien af Kommissionsskrifter (Antal Eksemplarer paa Lager multipliceret med Afregningsprisen) og afsætter Beløbet som Aktiv med Teksten »Lager af Kommissionsskrifter« og et tilsvarende Passiv med Teksten »Tilsvar til Kommissionsskriftejere«, i Lighed med en Regres - eller Kautionsforpligtelse. 2) Ved Modtagelsen af et Kommissionsskrift bogføres straks den Værdi, Forlaget skal tilsvare Kommissionsskriftejeren, nemlig det modtagne Antal Eksemplarer til Afregningspris, foruden at der foretagessædvanlig Notering i Lagerregnskabet. Ved Aarsafslutningen ![]() Fig. 4. Side 57
reguleres dette Tilsvar ned med Afregningsbeløbet for solgte Eksemplarersamt udleverede Frieksemplarer til Afregningspris. Status vil derefter vise, at man skylder Kommissionsskriftejeren Afregningsbeløbetfor de solgte Eksemplarer, hvilket Beløb er forfalden til Betaling, samt at man har en Forpligtelse over for ham for de paa Lager værende Eksemplarer, som modsvares af den opførte Beholdning af Bøger. Foranstaaende
Eksempel vil da medføre følgende Posteringer og
Ved paa den her anførte Maade at indkæde Regnskabet med Lager af Kommissionsskrifter i Bogholderiet opnaar man lige fra Modtagelsen en bedre Kontrol med de modtagne Kommissionsskrifter. Der vil altid staa en Konto i Bogholderiet, som minder om, at den eller den Bog skal afregnes, ligesom man ved Status vil faa et paalideligt Udtryk i Regnskabet for den Forpligtelse, man har overfor Kommissionsskriftejerne; man kan ikke blive udsat for at glemme nogle Skrifter, saaledes som det kan ske ved den under Punkt 1 nævnte Fremgangsmaade. Salget.Kun den ene af de i Indledningen anførte Salgsformer skal omtales her, nemlig a Conditions-Salget. Den er som nævnt en Form for Konsignationssalg og foregaar paa den Maade, at Boghandlerne uforlangt faar tilsendt et Eksemplar af de udkomne Bøger, ligesom Boghandlerne selv kan bestille Bøger a Condition. De Bøger, Boghandlerne faar leveret paa denne Maade, skal afregnes een Gang aarligt pr. 31 fi2. Til den Tid sender Forlaget Boghandlerne en Fortegnelse — »Retur- og Beholdningsliste« — over de i Aarets Løb udkomne Bøger samt de i tidligere Aar udkomne Bøger, der stadig er udleveret a Condition. En Retur- og Beholdningsliste kan se saaledes ud (Tallene med Kursiv paaføres af Boghandleren): ![]() Fig. 5. Side 58
![]() Fig. 6. Det vil heraf ses, at Listen opgøres i saavel Antal som i Kroner og Øre. Opgørelsen i Antal bruges dels til Kontrol med Boghandlernes Afregninger og dels til Opgørelse af Forlagets Lager. Naar Retur- og Beholdningslisten tilbagesendes til Forlaget, medfølger de Bøger, som Boghandleren angiver at returnere. I Varemodtagelsen kontrolleres Listen med de modtagne Bøger, hvorefter den gaar videre til Bogholderiet, der kontrollerer og efterregner Opgørelsen. Af ovenstaaende Kontoskitse (Fig. 6) vil Bogføringen af a Conditions- Salget fremgaa. Differencen, der fremkommer paa Boghandlernes a Conditionskonto, udgør Salget, som overføres til Fast-Regnings-Kontoen. Beholdningen af Bøger leveret a Condition overføres til næste Aar. Det tilsvarende Resultat fremgaar af a Conditions-Salgskontoen. Debetsaldoen paa Boghandlernes a Conditions-Konto repræsenterer Forlagets Lager af Bøger hos Boghandlerne til Nettopris og optages i Status som Aktiv. Kreditsaldoen paa a Conditions-Salgskontoen optages i Status som Passiv og virker som Modpost til Boghandlernes a Conditions-Lager, idet man paa Grund af den særlige Maade, hvorpaa Forlag opgør deres Varelager (se næste Afsnit), ellers vilde faa dette Lager opført to Gange. Opgørelse af Boglageret.Et Forlags Varelager opgøres i flere Tempi fra 31 fi2 og i Løbet af Januar fFebruar Maaned, idet en Del af Lageret dels befinder sig ude hos Boghandlerne og dels først returneres til Forlaget i Løbet af Januar fFebruar Maaned, som beskrevet i det foregaaende. Foruden Side 59
det paa Forlagets eget Lager beroende Antal Bøger findes ogsaa Lager hos Bogbinderen i Form af Materie (d. v. s. Tekstark, der ikke er falset og hæftet), idet Forlaget som Regel kun lader det Antal Eksemplarer hæfte, som det skønner at faa Brug for i den nærmeste Tid. Varelageret
opgøres da som vist nedenfor, idet der udarbejdes en
![]() Afregning med Forfattere og Kommissionsskriftejere for solgte Eksemplarer.Naar Lageret saaledes er talt op for de enkelte Bøger, benyttes disse Optællinger til Opgørelse af det solgte Antal Bøger, idet Forfatterne som Regel skal have deres Honorar udbetalt herefter, ligesom Kommissionsskriftejerne paa lignende Maade skal have Afregning. Nedenstaaende Eksempel viser Fremgangsmaaden ved Opgørelsen. ![]() Til Brug i Reklameøjemed o. 1. er Forlaget berettiget til at trykke et ekstra Antal af Bogen udover Salgsoplaget — »Frieksemplarer« — og skal af disse ikke svare Forfatterhonorar. I ovenstaaende Eksempel er der regnet med et Salgsoplag paa 1000 Ekspl. foruden 100 Frieksemplarer. Da Salgs- og Frieksemplarer ikke holdes adskilt paa Lageret, vil det sige, at Optællingen af Lageret pr. 31 fi2 omfatter begge Kategorier. For at faa det virkelige Salgstal frem maa man da fra Lagertallet pr. 31 fi2 trække Restbeholdningen af Frieksemplarer, som er Differencen mellem det fremstillede Antal (det »stipulerede« Antal) Frieksemplarer og det indtil 3Vi2 udleverede Antal Frieksemplarer. Side 60
Naar man har konstateret Antallet af solgte Eksemplarer, bliver det næste Skridt at udregne og bogføre, hvormeget der skal betales Forfatterne i Honorar. Forfatterhonoraret kan afvikles paa mange forskellige Maader, der principielt kan sammenfattes i følgende tre Hovedgrupper: 1) Der betales et
fast Honorar een Gang for alle, uanset hvor I et saadant Tilfælde vil man vel nok straks bogføre Forfatterhonoraret som en Del af Fremstillingsudgifterne. Man kan ogsaa gaa den Vej efterhaanden at føre Forfatterhonoraret til Udgift i Forhold til det solgte Antal Eksemplarer inden for hvert Regnskabsaar, og paa den Maade bære Udgiften i samme Aar, hvor man har Indtægten. Er Forfatterhonoraret f. Eks. Kr. 1000,— og Salgsoplaget 5000 Eksemplarer, andrager Honoraret Kr. 0,20 pr. Eksemplar. Ved Udbetalingen af Honoraret debiteres Forfatterens Konto for Beløbet, som derefter optræder som Aktiv. I første Regnskabsaar sælges nu 2000 Eksemplarer af Bogen, i andet 1000 Eksemplarer o. s .v. Ved Udgangen af første Aar føres da Kr. 400,— (2000 Eksemplarer å Kr. 0,20) til Udgift (debiteres »Konto for Afregning med Forfattere«) og krediteres Forfatterens Konto, som derefter overføres med Kr. 600,— som Aktiv til næste Aar. Andet Aar føres Kr. 200,— til Udgift, og Resten, Kr. 400,—, overføres til tredie Aar o. s. v. 2) Der betales
Forfatteren Royalty (d. v. s. en vis Procent af
Bogladeprisen Ved Udbetaling af Garantisummen debiteres Forfatterens Konto for Beløbet, f. Eks. Kr. 500,—. Ifølge Salgsopgørelsen for første Aar (sml. Eksemplet S. 59) tilkommer der Forfatteren Honorar for 600 Eksemplarer å Kr. I,— = Kr. 600,—. Dette Beløb krediteres Forfatterens Konto og debiteres »Konto for Afregning med Forfatteren«, hvorfra det gaar over til Tabs- og Vindingskonto. Dermed faar man ført hele det skyldige Beløb til Udgift, samtidig med at man faar reguleret Forfatterens Konto, som derefter viser en Kreditsaldo paa Kr. 100,—, der repræsenterer skyldigt Honorar og optages i Status som Passiv. Er der f. Eks. kun solgt 400 Eksemplarer, vil man føre Kr. 400,— til Udgift og nedskrive Forfatterens Konto tilsvarende. Debet-Saldoen paa Forfatterens Konto, Kr. 100,—, repræsenterer da forudbetalt Honorar og optræder i Status som et transitorisk Aktiv. Man kan ogsaa
her anvende den Fremgangsmaade straks at føre Side 61
havendehosForfatteren, som denne
skal tilbagebetale, saafremt BogensSalg 3) Der betales Forfatteren Royalty, men uden Udbetaling af Garantisum. Denne Maade at afvikle Forfatterhonoraret paa svarer til den under Punkt 2 nævnte, idet man dog ikke har Garantisummen at tage Hensyn til. Afregningen med Kommissionsskriftejerne er i Princippet ganske som Afregningen med Forfatterne. I denne Forbindelse henvises til Omtalen under det tidligere Afsnit om Lagerregnskabet med Kommissionsskrifter. Frieksemplarer og deres regnskabsmæssige Behandling.Selv om Forlaget ikke skal betale Forfatterhonorar af Frieksemplarer, staar de dog Forlaget i en Værdi, idet de kræver Udgifter til Papir, Trykning, Clicheer etc. Naar der udleveres Frieksemplarer, vil det altsaa sige, at der fragaar Forlaget Værdier, og disse maa da bogføres, ligesom Restoplaget af Frieksemplarer pr. 31 fi2 maa optages som et Aktiv i Status. Ved Bogføringen af
Udgiften til Frieksemplarer kan der anvendes
Et konkret Eksempel
giver lettest Overblik over Problemet. En Bog fremstilles i 2.200 Eksemplarer, hvoraf 2000 er Salgseksemplarer og 200 Frieksemplarer. Fremstillingsprisen er ialt Kr. 6.600,—, Salgsprisen til Boghandlere Kr. 8,— pr. Stk. Første Aar sælges 1360 Eksemplarer, og der udleveres 118 Frieksemplarer. Man kan da gaa den Vej, som vist i nedenstaaende Eksempel I, at udregne Fremstillingsprisen pr. Eksemplar efter Salgsoplaget, i dette Tilfælde Kr. 3,30. Det vil sige, at man i Fremstillingsprisen indkalkulerer Udgifterne til Frieksemplarer, saaledes at disse gøres »gratis« for Forlaget. ![]() Eksempel I. Side 62
![]() Eksempel I. Den anden Fremgangsmaade (se Eksempel II) er, at man udregner Fremstillingsprisen pr. Eksemplar i Forhold til det samlede Oplag (Salgs- og Frieksemplarer), altsaa her Kr. 3,— pr. Eksemplar, og ved Aarsopgorelsen bogforer Udgiften for de udleverede Frieksemplarer som Omkostning. ![]() Eksempel 11. De to Fremgangsmaader giver ikke samme Slutresultat, hvilket skyldes, at man i Eksempel I fører Frieksemplarernes Fremstillingsomkostninger til Udgift i Forhold til det solgte Antal Eksemplarer, idet »Indkøbsprisen« for de solgte Eksemplarer er Kr. 0,30 større end i Eksempel 11. Dette har til Følge, at de udleverede 118 Frieksemplarer koster Kr. 408,— i Eksempel I, nemlig de solgte Eksemplarer 1360 multipliceret med Kr. 0,30, medens de i Eksempel II føres til Udgift med den virkelige Fremstillingspris Kr. 354,— (118 multipliceret med Kr. 3,—). Side 63
Det vil altsaa sige, at uanset hvor mange Frieksemplarer der udleveres, vil Eksempel I altid give samme Slutresultat, medens Resultatet i Eksempel II vil blive paavirket af det udleverede Antal Frieksemplarer. Den Bruttoavance, man kommer til i Eksempel I, er saaledes ikke »ren«, idet den indeholder Omkostningen for udleverede Frieksemplarer. Endvidere faar man ikke i Status noget Udtryk i Kroner og Øre for, hvor stor en Værdi Beholdningen af Frieksemplarer udgør. Eksempel II giver derimod det korrekte regnskabsmæssige Billede. Der har man en »ren« Bruttoavance og som en særskilt Post Omkostningen for udleverede Frieksemplarer til Fremstillingspris. Desuden figurerer Lageret af Frieksemplarer i Status til Fremstillingspris. III. Åarsregnskabet.Det formelle
Indhold af Driftsregnskab og Status vil efter det
![]() Driftsregnskab. Som det
fremgaar af Eksemplet, er Driftsregnskabet delt i to
Afsnit,eet, Side 64
![]() Status dringmellemSalget af Forlagsartikler og Salget af Kommissionsskrifterer nødvendig for at faa en »ren« Bruttoavance frem for hver Kategori. Det ligger i Sagens Natur, at den procentvise Bruttoavancepaa Kommissionsskrifter maa være mindre end Bruttoavancen paa Forlagsartikler, idet Forlaget næsten ingen Risiko har ved Salget af Kommissionsskrifter. Risikoen indskrænker sig til Tab, der kan blive paa udestaaende Fordringer, og dette har i Praksis vist sig at være minimalt ved Salg til Boghandlere. De i
Statusopgørelsen opførte Poster er tidligere omtalt hver
for IV. Afsluttende Bemærkninger.Den ovenfor givne Fremstilling er i store Træk en Redegørelse for den regnskabsmæssige Forretningsgang i en Forlagsvirksomhed. Skal man resumere Indholdet heraf, kan man fremhæve, at det er absolut nødvendigt, at Regnskabet er tilrettelagt saaledes, at man under Fremstillingen af Bøgerne faar Hold paa alle direkte paaløbende Udgifter, saaledes at man kan foretage en nøjagtig Efterkalkulation Side 65
for derigennem
bl. a. at skabe et solidt Grundlag for fremtidige
Forkalkulationer. Regnskabsforholdet med Kommissionsskrifter maa helst inddrages i Bogføringen straks ved Modtagelsen af Bøgerne, saaledes at man til Stadighed gennem Bogholderiet har et Udtryk for den Forpligtelse, man har over for Kommissionsskriftejerne. Det er af stor Betydning, at Udgiften til udleverede Frieksemplarer klart fremgaar af Regnskabet, for derved at faa en »ren« Bruttoavance, ligesom Beholdningen af Frieksemplarer maa figurere i Statusopgørelsen, da det undertiden kan dreje sig om ret betydelige Værdier. I det hele taget maa Forlagsregnskabet tilrettelægges og føres paa en saadan Maade, at alle regnskabsmæssige Transaktioner indkædes i Bogholderiet, saa der bliver de færrest mulige svævende Poster at huske ved Aarsopgørelsen, da disse nemt kan glemmes. |