Direktørens beretning
Mr MP m
Administrative forhold 695
Direktørens beretning
Administrative forhold
Statens administrationspolitik har i de senere år været
præget af nye ønsker til administrationens medarbejdere
og ledere. Nogle af nøgleordene i den administrationspolitiske
debat er »omstilling«, »afbureaukratisering
«, »decentralisering« og »serviceorientering«.
Samtidig er ord som »kontrolorientering« og »regelstyring
« sat på den sorte liste i den nye administrative
orden, der lægger vægt på at fremstille administrationen
som offentlighedens tjener fremfor som udøver af
offentlig autoritet.
Medarbejdere og ledere i statsforvaltningerne, herunder
administrationen på Københavns Universitet,
må lære at finde balancen mellem de to roller.
Det nye administrationsbillede er for så vidt bedre
end det gamle som det understreger, at de offentlige
institutioner i et frit og demokratisk samfund er til for
borgernes skyld. Alligevel er den administrationspolitiske
ideologi, som har udviklet sig gennem de seneste
10-15 år ikke problemfri.
En Handelshøjskole Syd-sag viser, at kontrol — ikke
mindst bevillingskontrol - fortsat må være en topprioritet
for administrationen.
På trods af det martialsk klingende navn har »projekt
regelstorm« så vidt vides ikke gjort større indhug i
mængden af regler, men snarere haft karakter af en
tiltrængt oprydning. Det er vel heller ikke så dårligt.
Regelstyring er jo ikke et specielt bureaukratisk magtmiddel,
men et af det demokratiske samfunds instrumenter
til at opretholde retssikkerheden. Den er der
naturligvis fortsat brug for. Ingen eksempler nævnt,
ingen glemt.
Det moderne administrationskoncept har måske ikke
helt levet op til det politiske ambitionsniveau. På
den anden side har debatten og de nye billeder af en
mere levende, omverdensbevidst administration
utvivlsomt haft effekt for både de offentlig ansattes
selvforståelse og borgernes forventninger til administrationen.
Universitetsadministrationen møder disse
forventninger i form af ønsker fra brugerne og de valgte
ledere om en mindre dikterende og mere responsiv
administration. Samtidig ønskes selvforvaltningen på
fakulteter og institutter styrket (Det er et standende
stridsemne i decentraliseringsdebatten på Københavns
Universitet, hvor langt man kan gå i spredning
af ledelseskompetencerne, før universitetet falder fra
hinanden og afløses af en alliance af skoler.)
Selvforvaltningsønskerne har meget for sig på en institution
af Københavns Universitet's størrelse, kompleksistet
og geografiske spredning. Flere af fakulteterne
er på størrelse med de næststørste universiteter
og læreanstalter i landet. Autonomi og selvforvaltning
er derfor ikke alene et ønske, men en simpel nødvendighed,
hvis tingene skal fungere.
Det er en almindelig erfaring at stordriftsfordele
kun holder til en vis grænse. Når den overskrides slår
fordelene over i ulemper i form af koordinerings-, informations-
og kommunikationsproblemer. Overblikket
mistes, kendsgerninger afløses af mytedannelser
og fraktioneringsprocesserne tager fart. For at sætte
bom for denne negative udvikling må der findes en
fornuftig og rimelig balance i opgave- og ressourcefordelingen
mellem det administrative center (rektors
administration) og de lokale forvaltningsenheder på
fakulteter og institutter m.v.
Centret må stå for de opgaver, som løses bedst kollektivt.
Det gælder f.eks. udvikling og vedligeholdelse
af fælles administrative edb-systemer.
Centret må også løse de opgaver, som gennem love
og bekendtgørelser er henlagt til institutionernes centrale
ledelser. Det gælder f.eks. udarbejdelse af samlede
budgetter og regnskaber for Københavns Universitet
samt en række personaleadministrative og tekniske
opgaver.
Fakultetsadministrationerne tager sig af fakulteterne
budget- og bevillingssager, eksamensadministration,
akademiske sager (fagkyndige bedømmelser, disputatser,
legater m.v.) samt varierende opgaver i tilknytning
til fakulteternes virksomhed.
Den centrale administration og fakultetsadministrationerne
er dele af samme bevillingsområde, fællesområdet.
Institut- og studienævnsadministrationerne
er i bevillingsmæssig henseende en del af de faglige
miljøer, som det er deres opgave at bistå med administrativ
service.
Det er vigtigt at samspillet mellem de forskellige administrative
enheder på universitetet fungerer effektivt
og godt. Dette forudsætter, at der findes
- klare og koordinerede mål og strategier for det administrative
arbejde,
- et let tilgængeligt, fælles datagrundlag for administrationen
og
- en velkvalificeret stab af medarbejdere og ledere
med et passende mix af fagligt engagement, overblik,
fornyelsesevne og sans for samarbejdets ædle
kunst.
Det er svært at opfylde de enkelte forudsætninger og
formentlig umuligt at opfylde dem alle på en gang.
Men det betyder ikke, at vi skal give op. De afgørende
gennembrud og forbedringer kommer ikke af sig selv,
men er resultat af stadige forsøg på at gøre tingene
bedre. Administrationens forsøg på dette afspejles i en
række udviklingsprojekter, som løbende gennemføres.
I det følgende gennemgås fire eksempler på administrative
udviklingsprojekter fra 1991:
Eksempel 1. Administrationsudviklingsprojektet:
Administrationsudviklingsprojektet blev iværksat i
1989 og sluttede af med en rapport i april 1991.
Projektet havde til formål:
- at tilpasse den administrative service til de forskelli696
Direktørens beretning
ge opfattelser af behov for og krav til denne service
(interne som eksterne),
— at sikre en produktivitetsforbedring i administrationen,
— at tilpasse administrationens størrelse til de færre
ressourcer, der forventes at være til stede i fremtiden.
Projektet omfattede en detaljeret analyse af de administrative
procedurer. Rapporten indeholder anbefalinger
om udvikling på en række tværgående områder,
nemlig
— opgavefordeling
— ledelsesstruktur
— informations- og beslutningsstruktur
— edb-området
— personaleudvikling.
Eksempel 2. Edb — konverteringsprojektet:
Dette projekt startede efter, at administrationen havde
fået nyt edb-udstyr i begyndelsen af 1991.
Projektet gik ud på at konvertere de eksisterende
administrative edb-systemer til Oracle. Samtidig blev
enkelte nye systemer udviklet.
Konverteringen forventes afsluttet medio 1992.
Herefter vil al udviklingskapacitet på edb-kontoret
blive sat ind på udvikling af nye on-line systemer, som
skal sikre en interaktiv datakommunikation mellem
de forskellige administrative miljøer på universitetet.
Konverteringsprojektet omfatter en række faser eller
logiske hovedelementer. Det drejer sig om
— Reguleret konvertering af eksisterende registre til
Oracle-databasen.
— Synliggørelse af de første resultater over for brugerne.
— Reguleret omprogrammering af eksisterende funktioner.
— Retningslinier for drift.
— Uddannelse af brugere.
Projektet er opdelt i tre delprojekter: Et teknisk-administrativt,
et studieadministrativt og et økonomisk administrativt.
Det førstnævnte understøtter de to andre.
EksempelS. Scan Jour-projektet;
Projektet vedrører indførelse af edb-journalisering i
administrationen. Projektet er i første fase begrænset
til den centrale administration og fakultetskontorerne.
Systemet vil senere kunne udvides til at omfatte institutter
m.v., hvis det ønskes.
Følgende elementer er indtil videre indgået i projektet:
- Implementering af Scan Jour-systemet på administrationens
edb-anlæg.
- Tilretning af Scan Jour til administrationens konkrete
formål.
- Opretning af tabeller i systemet.
- Undervisning af journalførere.
- Ændring afjournalorganisation.
- Forberedelse af afslutning af journalperiode.
Scanjour-systemet blev taget i brug d. 1 .januar 1992.
Systemet forventes på længere sigt udviklet til en
platform for elektronisk nyhedstjeneste på universitetet.
Eksempel 4. Projekt vedrørende udvikling af de studieadministrative
og økonomisk administrative funktioner:
Dette projekt var en videreførelse af administrationsudviklingsprojektet,
jf. eksempel 1.
Projektet er blevet gennemført i en projektorganisation
bestående af en styregruppe, to projektgrupper
(en for hvert område) samt en støttegruppe for personalepolitik
og en edb-støttegruppe.
Projektet skulle resultere i en udviklingsplan for de
to områder. Planen skulle omfatte forslag til
- Placering og prioritering af opgaver
- Udviklingsbehov
- Strukturreformer
- Bemandingsplaner
- Personalepolitik.
Der forelå indstillinger til styregruppen fra de to projektgrupper
i slutningen af december 1991. Endvidere
havde den personalepolitiske gruppe afleveret udkast
til en personalepolitisk ramme for administrationen.
Endelig forelå der et forslag fra edb-støttegruppen til
opbygning af en udviklingsorganisation for adb.systemer.
Styregruppen skal ifølge sit kommissorium sammenfatte
projektgruppernes og støttegruppernes indstillinger
i en samlet udviklingsplan. Den forventes at foreligge
i begyndelsen af februar 1992.
De nævnte projekter er som sagt eksempler på udviklingsaktiviteter,
som er gennemført af administrationen
i 1991. Hensigten er, at der ud af disse og andre
udviklingsinitiativer skal vokse en buket af administrative
systemer og serviceydelser, som på tilfredsstillende
måde kan indfri de ønsker, som en god universitetsadministration
må kunne opfylde her i halvfemserne.